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“中級者向け実践：一般企業でのGASによる夏季業務効率化 – Gmail操作での休暇申請自動承認システム（中規模企業向け）”

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中級者向け実践：一般企業でのGASによる夏季業務効率化 – Gmail操作での休暇申請自動承認システム（中規模企業向け）

本記事では、中規模の一般企業を対象に、Google Apps Script（GAS）を活用してGmail操作を自動化し、夏季の業務効率化を実現するための実践的な方法を解説します。具体的には、社員からの休暇申請メールを自動的に承認し、関連部署への通知を自動化するシステムを構築します。これにより、人事担当者や上長の負担を軽減し、迅速な休暇承認プロセスを実現します。

休暇申請自動承認システムの概要

本システムは、以下の機能を提供します。

  • 社員からの休暇申請メールをGmailで受信

  • GASが定期的にGmailをチェックし、休暇申請メールを検出

  • メールの内容（申請日、休暇日数など）を解析

  • 条件（休暇日数、申請者の役職など）に基づいて自動承認

  • 承認結果を申請者および関係部署（人事、経理など）にメールで通知

  • 休暇情報をGoogleスプレッドシートに記録

GASスクリプトの作成

以下の手順でGASスクリプトを作成します。

  1. Google スプレッドシートを開き、「ツール」>「スクリプトエディタ」を選択

  2. スクリプトエディタに以下のコードを記述

コード例1：Gmailの監視と休暇申請メールの検出

function checkVacationRequests() {
  // 検索クエリ：未読の休暇申請メールを検索
  const searchQuery = 'is:unread subject:"