中級者向け実践：一般企業でのGAS自動化・効率化による夏季休暇申請・承認ワークフロー（中規模企業向け）

本記事では、中規模企業における夏季休暇申請・承認ワークフローをGAS（Google Apps Script）で自動化・効率化する方法を解説します。対象レベルは中級者で、GASの基本的な知識があることを前提とします。夏季休暇期間中の業務効率化を目指し、申請から承認までの流れを自動化することで、人事担当者や従業員の負担を軽減します。

1. はじめに

夏季休暇は従業員のリフレッシュのために重要な制度ですが、申請・承認プロセスが煩雑になりがちです。GASを活用することで、これらのプロセスを自動化し、効率的な休暇管理を実現できます。本記事では、Googleフォーム、スプレッドシート、Gmailを連携させたワークフローを構築します。

2. システム概要

本システムは以下の要素で構成されます。

• Googleフォーム： 休暇申請フォーム
• Googleスプレッドシート： 申請データ保管、承認状況管理
• GAS（Google Apps Script）： 自動処理ロジック
• Gmail： 申請通知、承認通知

3. Googleフォームの作成

まず、休暇申請に必要な項目を設定したGoogleフォームを作成します。必要な項目は以下の通りです。

• 氏名
• 所属部署
• 休暇開始日
• 休暇終了日
• 休暇理由

フォームの回答先は、新しいスプレッドシートに設定します。

4. スプレッドシートの準備

Googleフォームの回答が自動的に入力されるスプレッドシートを準備します。以下の列を追加します。

• 申請日時
• 承認状況（未承認、承認済、却下）
• 承認者
• 承認日時
• 備考

5. GASコードの実装

以下のGASコードをスプレッドシートに紐付けて実装します。

5.1. 申請時トリガーの設定

Googleフォームの回答が送信された際に、GASが自動的に実行されるようにトリガーを設定します。「編集」→「現在のプロジェクトのトリガー」から設定できます。

5.2. コード例

// スプレッドシートのIDとシート名を設定
const spreadsheetId = "YOUR_SPREADSHEET_ID";
const sheetName = "シート1";

// 申請通知メールの送信先アドレス
const approverEmail = "approver@example.com";

function onFormSubmit(e) {
  // スプレッドシートを取得
  const ss = SpreadsheetApp.openById(spreadsheetId);
  const sheet = ss.getSheetByName(sheetName);

  // フォームの回答を取得
  const responses = e.response.getItemResponses();
  const name = responses[0].getResponse();
  const department = responses[1].getResponse();
  const startDate = responses[2].getResponse();
  const endDate = responses[3].getResponse();
  const reason = responses[4].getResponse();

  // 最終行にデータを書き込む
  const lastRow = sheet.getLastRow() + 1;
  sheet.getRange(lastRow, 1).setValue(new Date()); // 申請日時
  sheet.getRange(lastRow, 2).setValue(name);
  sheet.getRange(lastRow, 3).setValue(department);
  sheet.getRange(lastRow, 4).setValue(startDate);
  sheet.getRange(lastRow, 5).setValue(endDate);
  sheet.getRange(lastRow, 6).setValue(reason);
  sheet.getRange(lastRow, 7).setValue("未承認"); // 承認状況

  // 承認者にメールを送信
  const subject = "夏季休暇申請のお知らせ";
  const body = `以下の休暇申請がありました。

氏名: ${name}
所属部署: ${department}
休暇開始日: ${startDate}
休暇終了日: ${endDate}
休暇理由: ${reason}

スプレッドシートで承認/却下してください: https://docs.google.com/spreadsheets/d/${spreadsheetId}`;

  MailApp.sendEmail(approverEmail, subject, body);
}

解説：

• spreadsheetId：スプレッドシートのIDを設定します。
• sheetName：シート名を指定します。
• approverEmail：承認者のメールアドレスを設定します。
• onFormSubmit(e)：フォーム送信時に実行される関数です。
• e.response.getItemResponses()：フォームの回答を取得します。
• MailApp.sendEmail()：承認者にメールを送信します。

5.3. 承認・却下処理の実装

スプレッドシート上で承認・却下を管理するために、承認状況に応じて処理を行うコードを追加します。スプレッドシートの編集時トリガーを利用します。

function onSpreadsheetEdit(e) {
  // 編集されたセルを取得
  const range = e.range;
  const sheet = range.getSheet();

  // スプレッドシートのIDとシート名を設定
  const spreadsheetId = "YOUR_SPREADSHEET_ID";
  const sheetName = "シート1";

  // 承認状況列（7列目）が編集された場合のみ処理を実行
  if (sheet.getName() === sheetName && range.getColumn() === 7) {
    const row = range.getRow();
    const status = sheet.getRange(row, 7).getValue();

    // 申請者のメールアドレスを取得（仮に3列目をメールアドレスとする）
    const applicantEmail = sheet.getRange(row, 3).getValue();
    const applicantName = sheet.getRange(row, 2).getValue();
    const startDate = sheet.getRange(row, 4).getValue();
    const endDate = sheet.getRange(row, 5).getValue();

    let subject = "";
    let body = "";

    if (status === "承認済") {
      // 承認済の場合
      subject = "夏季休暇申請が承認されました";
      body = `${applicantName}さんの夏季休暇申請（${startDate}〜${endDate}）が承認されました。`;
      sheet.getRange(row, 8).setValue(Session.getActiveUser().getEmail()); //承認者
      sheet.getRange(row, 9).setValue(new Date()); //承認日時

    } else if (status === "却下") {
      // 却下の場合
      subject = "夏季休暇申請が却下されました";
      body = `${applicantName}さんの夏季休暇申請（${startDate}〜${endDate}）が却下されました。`;
      sheet.getRange(row, 8).setValue(Session.getActiveUser().getEmail()); //承認者
      sheet.getRange(row, 9).setValue(new Date()); //承認日時

    }

    if (subject !== "") {
      // 申請者にメールを送信
      MailApp.sendEmail(applicantEmail, subject, body);
    }
  }
}

解説：

• onSpreadsheetEdit(e)：スプレッドシートが編集された際に実行される関数です。
• e.range：編集されたセルを取得します。
• 承認状況列が編集された場合のみ処理を実行します。
• 承認状況に応じて、申請者にメールを送信します。

6. 応用例と活用シーン

• Slack連携： 申請や承認時にSlackに通知を送ることで、コミュニケーションを円滑化できます。
• Chatwork連携： Slack同様にChatworkへの通知も可能です。
• kintone連携： kintoneに申請データを連携することで、より高度な業務管理が実現できます。

7. まとめ

本記事では、GASを活用して夏季休暇申請・承認ワークフローを自動化する方法を解説しました。GASの活用により、人事担当者や従業員の負担を軽減し、効率的な休暇管理を実現できます。ぜひ本記事を参考に、自社の業務効率化に取り組んでみてください。