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初心者向け入門：一般企業でのGAS基本操作による新入社員研修の自動化（小規模チーム利用）

初心者向け入門：一般企業でのGAS基本操作による新入社員研修の自動化（小規模チーム利用）

本記事では、GAS（Google Apps Script）を初めて学ぶ新入社員向けに、基本操作をわかりやすく解説します。一般企業における小規模チームでの利用を想定し、新入社員研修を自動化する簡単なスクリプトを作成します。GASの導入から簡単なスクリプトの作成、実行までをステップバイステップで解説します。

GASとは？

GAS（Google Apps Script）は、Google Workspaceの各種サービス（Gmail、スプレッドシート、ドキュメントなど）を連携させて自動化するためのスクリプト言語です。JavaScriptをベースにしており、Webブラウザ上で手軽に開発できます。

GASの始め方

GASを始めるには、まずGoogleアカウントが必要です。Google Workspace（旧G Suite）のアカウントがあれば、すぐに利用できます。

スクリプトエディタを開く

GASのスクリプトエディタを開くには、以下の方法があります。

  • Googleドライブから新規作成 > その他 > Google Apps Script を選択

  • スプレッドシート、ドキュメントなどのツールから「ツール」>「スクリプトエディタ」を選択

スクリプトエディタが開くと、コードを記述する画面が表示されます。

GASの基本構文

GASはJavaScriptをベースにしているため、基本的な構文はJavaScriptと共通です。以下に基本的な構文の例を示します。

変数の宣言

変数を宣言するには、var、let、constを使用します。

var message = "Hello, world!";
let count = 0;
const PI = 3.14;

関数の定義

関数を定義するには、functionキーワードを使用します。

function greet(name) {
  return "Hello, " + name + "!";
}

条件分岐

条件分岐には、if、else if、elseを使用します。

let num = 10;
if (num > 0) {
  console.log("Positive");
} else if (num < 0) {
  console.log("Negative");
} else {
  console.log("Zero");
}

繰り返し処理

繰り返し処理には、for、whileを使用します。

for (let i = 0; i < 5; i++) {
  console.log(i);
}

新入社員研修自動化スクリプトの例

新入社員研修でよくあるタスクを自動化するスクリプトの例を紹介します。ここでは、研修参加者の名前とメールアドレスをスプレッドシートに入力し、自動で歓迎メールを送信するスクリプトを作成します。

スプレッドシートの準備

まず、Googleスプレッドシートを作成し、以下の項目を入力する列を用意します。

  • 名前

  • メールアドレス

  • 送信ステータス

スクリプトの作成

スクリプトエディタを開き、以下のコードを入力します。

function sendWelcomeEmail() {
  // スプレッドシートを開く
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getActiveSheet();
  
  // データの範囲を取得
  const range = sheet.getDataRange();
  const values = range.getValues();
  
  // ヘッダー行をスキップ
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const row = values[i];
    const name = row[0]; // 名前
    const email = row[1]; // メールアドレス
    const status = row[2]; // 送信ステータス
    
    // 送信ステータスが空の場合のみメールを送信
    if (status == "") {
      // メールを送信
      const subject = "【新入社員研修】へようこそ！";
      const body = name + "様\n\n新入社員研修へご参加いただきありがとうございます。\n研修に関する詳細は別途ご連絡いたします。";
      MailApp.sendEmail(email, subject, body);
      
      // 送信ステータスを更新
      sheet.getRange(i + 1, 3).setValue("送信済み");
    }
  }
}

スクリプトの解説

  • SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(): アクティブなスプレッドシートを取得します。

  • sheet.getDataRange(): シートのデータ範囲を取得します。

  • range.getValues(): データ範囲の値を配列として取得します。

  • MailApp.sendEmail(email, subject, body): メールを送信します。

  • sheet.getRange(i + 1, 3).setValue("送信済み"): 送信ステータスを「送信済み」に更新します。

トリガーの設定

このスクリプトを定期的に実行するために、トリガーを設定します。トリガーを設定するには、スクリプトエディタの「トリガー」アイコンをクリックし、「トリガーを追加」を選択します。時間主導型トリガーを設定し、例えば毎日午前9時に実行するように設定します。

応用例

このスクリプトを応用することで、さまざまな研修関連タスクを自動化できます。

  • 研修参加者へのリマインダーメールの送信

  • 研修後のアンケートフォームの送信

  • 研修資料の自動配布

まとめ

GASを使うことで、新入社員研修のタスクを自動化し、効率的な研修運営を実現できます。本記事で紹介した基本操作をマスターし、ぜひGASを活用してみてください。