初心者向け入門：一般企業でのGAS基本操作による新入社員研修の自動化（小規模チーム向け）

新入社員の皆様、Google Apps Script（GAS）の世界へようこそ！この入門記事では、GASの基本操作を学び、新入社員研修を自動化する簡単なスクリプトを作成します。プログラミング初心者でも安心して取り組めるよう、丁寧に解説します。

GASとは？

GAS（Google Apps Script）は、Google Workspaceのサービス（Gmail、スプレッドシート、ドキュメントなど）を連携させ、自動化するためのスクリプト言語です。JavaScriptをベースにしているため、JavaScriptの知識があれば比較的簡単に習得できます。

GASのメリット

自動化：繰り返しの作業を自動化し、業務効率を向上させます。

連携：Google Workspaceのサービスを連携させて、より高度な処理を実現します。

カスタマイズ：Google Workspaceの機能をカスタマイズし、独自のワークフローを構築します。

無料：Googleアカウントがあれば無料で利用できます。

開発環境の準備

GASのコードを書くためには、スクリプトエディタを使用します。Googleスプレッドシートからスクリプトエディタを開く手順は以下の通りです。

Googleスプレッドシートを開きます。

「ツール」メニューから「スクリプトエディタ」を選択します。

新しいスクリプトプロジェクトが開きます。

GASの基本構文

GASのコードはJavaScriptに似ています。基本的な構文をいくつか紹介します。

変数

変数は、データを格納するための名前付きの場所です。

// 変数の宣言
let name = "John";
let age = 30;

関数

関数は、特定の処理を実行するコードのまとまりです。

// 関数の定義
function greet(name) {
  return "Hello, " + name + "!";
}

制御構造

制御構造は、コードの実行順序を制御します。

// if文
let age = 20;
if (age >= 18) {
  console.log("Adult");
} else {
  console.log("Minor");
}

// for文
for (let i = 0; i < 5; i++) {
  console.log(i);
}

新入社員研修の自動化スクリプト例

新入社員研修の参加者をスプレッドシートに登録し、研修開始前に自動でリマインダーメールを送信するスクリプトを作成します。

スプレッドシートの準備

以下の項目を含むスプレッドシートを作成します。

氏名

メールアドレス

研修日

参加状況

スクリプトの作成

スクリプトエディタに以下のコードを記述します。

function sendReminderEmails() {
  // スプレッドシートを開く
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getActiveSheet();

  // データの範囲を取得
  const range = sheet.getDataRange();
  const values = range.getValues();

  // ヘッダー行をスキップ
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const row = values[i];
    const name = row[0]; // 氏名
    const email = row[1]; // メールアドレス
    const trainingDate = row[2]; // 研修日
    const attendance = row[3]; // 参加状況

    // 参加状況が未登録の場合のみ処理
    if (attendance == "") {
      // 今日の日付を取得
      const today = new Date();
      today.setHours(0, 0, 0, 0); // 時刻を0に設定

      // 研修日の日付を取得
      const trainingDateObj = new Date(trainingDate);
      trainingDateObj.setHours(0, 0, 0, 0); // 時刻を0に設定

      // 研修日の前日にリマインダーメールを送信
      const timeDiff = trainingDateObj.getTime() - today.getTime();
      const dayDiff = Math.ceil(timeDiff / (1000 * 3600 * 24));

      if (dayDiff == 1) {
        // メールを送信
        const subject = "【リマインダー】新入社員研修のご案内";
        const body = name + "様\n\n明日は新入社員研修です。\n\nご参加をお待ちしております。";
        MailApp.sendEmail(email, subject, body);

        // 参加状況を「送信済」に更新
        sheet.getRange(i + 1, 4).setValue("送信済");
      }
    }
  }
}

スクリプトの解説

SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()：アクティブなスプレッドシートを取得します。

sheet.getDataRange()：シートのデータ範囲を取得します。

range.getValues()：データ範囲の値を配列として取得します。

MailApp.sendEmail(email, subject, body)：メールを送信します。

トリガーの設定

スクリプトを自動的に実行するために、トリガーを設定します。

スクリプトエディタの左側のメニューから「トリガー」を選択します。

「トリガーを追加」をクリックします。

「実行する関数」でsendReminderEmailsを選択します。

「イベントのソース」で「時間主導型」を選択します。

「時間ベースのトリガーの種類を選択」で「日単位のタイマー」を選択します。

時間を設定し、「保存」をクリックします。

応用例

研修後のアンケートを自動で送信する。

研修資料をGoogleドライブに自動でアップロードする。

研修の参加状況を自動で集計する。

まとめ

この入門記事では、GASの基本操作を学び、新入社員研修を自動化する簡単なスクリプトを作成しました。GASを活用することで、様々な業務を自動化し、効率化することができます。ぜひ、GASの世界を探求してみてください。

初心者向けGAS入門：新入社員研修を自動化する