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中級者向け実践：一般企業でのGASファイル操作による年末調整準備の源泉徴収票自動生成（中規模企業向け）

中級者向け実践：一般企業でのGASファイル操作による年末調整準備の源泉徴収票自動生成（中規模企業向け）

年末調整の準備、特に源泉徴収票の作成は、多くの企業にとって時間と労力がかかる作業です。Google Apps Script（GAS）を使用することで、このプロセスを大幅に自動化し、効率化することができます。この記事では、中規模企業（11〜100人規模）を対象に、GASを用いた源泉徴収票自動生成の具体的な方法を、中級者向けに解説します。

GASを用いた源泉徴収票自動生成の概要

源泉徴収票の自動生成には、主に以下のステップが含まれます。

  • 従業員データの収集：スプレッドシートや人事システムから従業員情報を収集します。

  • 給与データの収集：給与計算システムから給与、控除、社会保険料などのデータを収集します。

  • 源泉徴収額の計算：収集したデータに基づいて、源泉徴収額を計算します。

  • 源泉徴収票の作成：計算結果を基に、源泉徴収票のPDFファイルを生成します。

  • PDFファイルの保存：生成されたPDFファイルをGoogle Driveなどのストレージに保存します。

必要な準備

GASで源泉徴収票を自動生成するためには、以下の準備が必要です。

  • Google Workspace（旧G Suite）環境：GASはGoogle Workspace上で動作します。

  • 従業員データと給与データ：スプレッドシートやデータベースに整理された従業員データと給与データが必要です。

  • 源泉徴収票のテンプレート：PDF生成に使用する源泉徴収票のテンプレート（Googleドキュメント）を用意します。

GASコード例：源泉徴収票の自動生成

以下は、GASで源泉徴収票を自動生成するコード例です。この例では、スプレッドシートから従業員データと給与データを取得し、Googleドキュメントのテンプレートを使用して源泉徴収票を生成します。

// スプレッドシートからデータを取得する関数
function generateWithholdingSlips() {
  // スプレッドシートのIDとシート名
  const spreadsheetId = "YOUR_SPREADSHEET_ID";
  const employeeSheetName = "EmployeeData";
  const salarySheetName = "SalaryData";
  // 源泉徴収票テンプレートのID
  const templateId = "YOUR_TEMPLATE_ID";

  // スプレッドシートを開く
  const ss = SpreadsheetApp.openById(spreadsheetId);
  const employeeSheet = ss.getSheetByName(employeeSheetName);
  const salarySheet = ss.getSheetByName(salarySheetName);

  // 従業員データと給与データを取得
  const employeeData = employeeSheet.getDataRange().getValues();
  const salaryData = salarySheet.getDataRange().getValues();

  // データ処理（ヘッダー行をスキップ）
  for (let i = 1; i < employeeData.length; i++) {
    const employee = employeeData[i];
    const employeeId = employee[0]; // 従業員IDを仮定

    // 給与データを検索
    const salary = salaryData.find(row => row[0] === employeeId); // 従業員IDで検索

    if (salary) {
      // 源泉徴収票を生成
      generateWithholdingSlip(templateId, employee, salary);
    }
  }
}

// 源泉徴収票を生成する関数
function generateWithholdingSlip(templateId, employee, salary) {
  // テンプレートドキュメントを開く
  const templateDoc = DocumentApp.openById(templateId);
  // テンプレートのコピーを作成
  const newDoc = templateDoc.makeCopy(`${employee[1]}_源泉徴収票`); // employee[1]を氏名と仮定
  const newDocId = newDoc.getId();
  const newDocFile = DriveApp.getFileById(newDocId);

  // ドキュメント本文を取得
  const body = newDoc.getBody();

  // 従業員データと給与データに基づいてプレースホルダーを置換
  body.replaceText("{{氏名}}", employee[1]); // 氏名
  body.replaceText("{{住所}}", employee[2]); // 住所
  body.replaceText("{{年収}}", salary[1].toString()); // 年収
  body.replaceText("{{源泉徴収額}}", salary[2].toString()); // 源泉徴収額

  // PDFとして保存
  newDocFile.convertTo(MimeType.PDF);

  // 一時ファイルを削除（必要に応じて）
  // DriveApp.getFileById(newDocId).setTrashed(true);
}

解説：

  • YOUR_SPREADSHEET_ID、YOUR_TEMPLATE_ID は、実際のスプレッドシートIDとテンプレートドキュメントIDに置き換えてください。

  • employeeData、salaryData のインデックス（例：employee[1]）は、スプレッドシートの列構成に合わせて調整してください。

  • テンプレートドキュメントには、{{氏名}}、{{住所}}、{{年収}}、{{源泉徴収額}} のようにプレースホルダーを配置してください。

応用例と活用シーン

  • 従業員への自動配布： 生成された源泉徴収票のPDFファイルを、従業員に自動的にメールで送信することができます。

  • 人事システムとの連携： 人事システムから直接データを取得し、より高度な自動化を実現できます。

  • 電子署名の導入： 生成された源泉徴収票に電子署名を追加することで、法的要件を満たすことができます。

まとめ

GASを使用することで、年末調整の源泉徴収票作成を大幅に効率化できます。この記事で紹介したコード例を参考に、自社のニーズに合わせた自動化システムを構築してみてください。年末調整の準備期間を有効に活用し、より戦略的な業務に集中できるようになるでしょう。