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中級者向け実践：一般企業でのGASデータ処理・分析による四半期レポート自動化（中規模企業向け）

中級者向け実践：一般企業でのGASデータ処理・分析による四半期レポート自動化（中規模企業向け）

本記事では、一般企業の中規模組織における四半期レポート作成を、Google Apps Script（GAS）を用いて自動化する方法を解説します。対象読者は、GASの基本を理解しており、スプレッドシートやGoogle ドキュメントをある程度扱える中級レベルのユーザーです。四半期レポートの作成は、データの収集、分析、そして報告書の作成というプロセスを経て行われますが、これらの作業をGASで自動化することで、時間と労力を大幅に削減できます。

四半期レポート自動化の概要

四半期レポートの自動化では、主に以下のステップをGASで実行します。

  • データ収集: スプレッドシートやデータベースから必要なデータを収集します。

  • データ加工: 収集したデータを分析しやすい形に加工します。

  • データ分析: 加工されたデータをもとに、必要な指標を算出します。

  • レポート作成: 分析結果をGoogleドキュメントにまとめ、レポートを作成します。

  • レポート配布: 作成したレポートを関係者にメールで配布します。

これらのステップを自動化することで、レポート作成にかかる時間を大幅に短縮し、より重要な業務に集中できるようになります。

データ収集の自動化

四半期レポートのデータソースは、スプレッドシート、データベース、外部APIなど、多岐にわたります。ここでは、スプレッドシートからデータを収集する例を示します。

function collectDataFromSpreadsheet() {
  // スプレッドシートのIDとシート名
  const spreadsheetId = "YOUR_SPREADSHEET_ID";
  const sheetName = "売上データ";
  
  // スプレッドシートを開き、シートを取得
  const ss = SpreadsheetApp.openById(spreadsheetId);
  const sheet = ss.getSheetByName(sheetName);
  
  // データの範囲を指定（A2から最終行まで）
  const lastRow = sheet.getLastRow();
  const range = sheet.getRange("A2:C" + lastRow);
  
  // データを取得
  const data = range.getValues();
  
  // 取得したデータをログに出力（デバッグ用）
  Logger.log(data);
  
  // 取得したデータを返す
  return data;
}

このコードでは、指定されたスプレッドシートから売上データを取得し、Logger.logで確認できるようにしています。YOUR_SPREADSHEET_IDは、実際のスプレッドシートIDに置き換えてください。範囲はA2から最終行までとしていますが、実際のデータ構造に合わせて調整が必要です。

データ加工・分析の自動化

収集したデータは、そのままでは分析しにくい場合があります。そこで、GASを使ってデータを加工し、必要な指標を算出します。例えば、売上データを月ごとに集計する例を示します。

function aggregateSalesData(data) {
  // 月ごとの売上を集計するオブジェクト
  const monthlySales = {};
  
  // データをループして月ごとに集計
  data.forEach(row => {
    const date = row[0]; // 日付データ
    const amount = row[2]; // 売上金額
    const month = date.getMonth() + 1; // 月を取得（1月が0なので+1）
    
    // 月ごとの売上に加算
    if (monthlySales[month]) {
      monthlySales[month] += amount;
    } else {
      monthlySales[month] = amount;
    }
  });
  
  // 集計結果をログに出力（デバッグ用）
  Logger.log(monthlySales);
  
  // 集計結果を返す
  return monthlySales;
}

このコードでは、collectDataFromSpreadsheet()で取得したデータを引数として受け取り、月ごとの売上を集計しています。日付データから月を抽出し、monthlySalesオブジェクトに売上金額を加算しています。集計結果は、Logger.logで確認できます。

レポート作成の自動化

データ分析の結果をもとに、Googleドキュメントにレポートを作成します。ここでは、月ごとの売上データを表形式でドキュメントに挿入する例を示します。

function createReport(monthlySales) {
  // ドキュメントのID
  const documentId = "YOUR_DOCUMENT_ID";
  
  // ドキュメントを開く
  const doc = DocumentApp.openById(documentId);
  const body = doc.getBody();
  
  // テーブルを作成
  const table = body.appendTable([["月", "売上"]]);
  
  // 月ごとの売上データをテーブルに追加
  for (const month in monthlySales) {
    const sales = monthlySales[month];
    table.appendRow([month, sales]);
  }
  
  // ドキュメントを保存
  doc.saveAndClose();
  
  // ドキュメントのURLをログに出力
  Logger.log(doc.getUrl());
}

このコードでは、指定されたドキュメントに月ごとの売上データを表形式で挿入しています。YOUR_DOCUMENT_IDは、実際のドキュメントIDに置き換えてください。appendTableとappendRowを使って、テーブルを作成し、データを追加しています。作成されたドキュメントのURLは、Logger.logで確認できます。

レポート配布の自動化

作成したレポートを関係者にメールで配布します。ここでは、ドキュメントのPDFファイルを添付してメールを送信する例を示します。

function distributeReport(documentId) {
  // メール送信先
  const recipients = "recipient1@example.com,recipient2@example.com";
  
  // ドキュメントをPDFとして取得
  const doc = DocumentApp.openById(documentId);
  const pdfBlob = doc.getAs("application/pdf");
  
  // メールの件名と本文
  const subject = "四半期レポート";
  const body = "四半期レポートが完成しました。添付ファイルをご確認ください。";
  
  // メールを送信
  GmailApp.sendEmail(recipients, subject, body, {
    attachments: [pdfBlob],
    name: "四半期レポート自動送信システム"
  });
  
  // 送信完了をログに出力
  Logger.log("レポートを送信しました。");
}

このコードでは、指定されたドキュメントをPDFファイルとして添付し、指定された宛先にメールを送信しています。recipientsは、実際のメールアドレスに置き換えてください。GmailApp.sendEmailを使って、メールを送信しています。

応用例と活用シーン

  • 複数スプレッドシートからのデータ収集: 複数のスプレッドシートからデータを収集し、統合して分析できます。

  • データベースとの連携: Google Cloud SQLなどのデータベースからデータを取得し、分析に利用できます。

  • 外部APIとの連携: 外部APIからデータを取得し、レポートに組み込むことができます。

  • レポートのカスタマイズ: グラフや図を挿入したり、書式設定を調整したりして、レポートをより見やすくすることができます。

  • スケジュール実行: トリガーを設定して、四半期ごとに自動的にレポートを作成・配布することができます。

まとめ

本記事では、Google Apps Script（GAS）を用いて、四半期レポート作成を自動化する方法を解説しました。データ収集、データ加工・分析、レポート作成、レポート配布の各ステップをGASで自動化することで、時間と労力を大幅に削減し、より重要な業務に集中できるようになります。今回紹介したコード例を参考に、ぜひ四半期レポートの自動化に挑戦してみてください。