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初心者向けGAS入門：日次タスク自動化で業務効率UP（個人利用）

初心者向け入門：一般企業でのGAS基本操作・入門による日次タスク自動化（個人利用）

Google Apps Script（GAS）は、Google Workspaceの様々なアプリケーションを連携させ、自動化するための強力なツールです。この入門記事では、一般企業の従業員が日々のタスクを自動化するためにGASをどのように活用できるかを、初心者向けに分かりやすく解説します。特に、個人利用を想定し、複雑な設定は行わずに、すぐに始められる簡単なスクリプトを紹介します。

GASの基本

GASはJavaScriptをベースとしたスクリプト言語で、Googleスプレッドシート、Gmail、Googleドキュメントなど、様々なGoogle Workspaceアプリケーションを操作できます。特別な開発環境は不要で、Webブラウザ上でコードを記述・実行できます。

GASエディタの開き方

GASエディタを開くには、Googleスプレッドシートを開き、「ツール」メニューから「スクリプトエディタ」を選択します。新しいプロジェクトが作成され、コードを記述する準備が整います。

GASの実行方法

GASエディタでコードを記述したら、ツールバーにある「実行」ボタンをクリックします。初回実行時には、スクリプトがGoogle Workspaceアプリケーションへのアクセス許可を求めるダイアログが表示されるので、許可してください。

日次タスク自動化の例：Gmailの未読メールをスプレッドシートに記録

毎日Gmailの未読メールを確認し、重要なメールを見落とさないようにするために、GASを使って未読メールの件名と送信者をスプレッドシートに自動的に記録するスクリプトを作成します。

スクリプトの作成

GASエディタに以下のコードを記述します。

// Gmailの未読メールをスプレッドシートに記録する関数
function recordUnreadEmails() {
  // スプレッドシートを開く (IDはご自身のスプレッドシートIDに変更してください)
  const spreadsheetId = "YOUR_SPREADSHEET_ID";
  const sheet = SpreadsheetApp.openById(spreadsheetId).getActiveSheet();
  
  // Gmailの未読メールを取得
  const threads = GmailApp.search('is:unread');
  
  // 未読メールの情報をスプレッドシートに書き込む
  threads.forEach(thread => {
    const message = thread.getMessages()[0];
    const subject = message.getSubject();
    const sender = message.getFrom();
    const lastRow = sheet.getLastRow();

    // スプレッドシートに書き込む
    sheet.getRange(lastRow + 1, 1, 1, 2).setValues([[subject, sender]]);
  });
}

上記のコード中の YOUR_SPREADSHEET_ID は、実際に使用するスプレッドシートのIDに置き換えてください。スプレッドシートIDは、スプレッドシートのURLに含まれています。

スクリプトの説明

  • GmailApp.search('is:unread')：Gmailの未読メールを検索します。

  • thread.getMessages()[0]：スレッドの最初のメッセージを取得します。

  • message.getSubject()：メールの件名を取得します。

  • message.getFrom()：メールの送信者を取得します。

  • sheet.getRange(lastRow + 1, 1, 1, 2).setValues([[subject, sender]])：スプレッドシートの次の行に、件名と送信者を書き込みます。

トリガーの設定

このスクリプトを毎日自動的に実行するために、トリガーを設定します。

  1. GASエディタの左側にある時計アイコンをクリックします。

  2. 「トリガーを追加」をクリックします。

  3. 「実行する関数」でrecordUnreadEmailsを選択します。

  4. 「イベントのソースを選択」で「時間主導型」を選択します。

  5. 「時間ベースのトリガーのタイプを選択」で「日」を選択します。

  6. 実行する時間帯を選択し、「保存」をクリックします。

これで、毎日指定した時間にスクリプトが実行され、未読メールの情報がスプレッドシートに記録されます。

応用例

  • 特定のキーワードを含むメールを自動的にラベル付けする。

  • 指定した期間のタスクをGoogleカレンダーに自動的に登録する。

  • 毎日決まった時間にスプレッドシートのデータを集計し、グラフを作成する。

まとめ

GASは、Google Workspaceをより便利に活用するための強力なツールです。今回紹介した例はほんの一例ですが、GASを使うことで日々のタスクを自動化し、業務効率を大幅に向上させることができます。初心者の方でも、簡単なスクリプトから始めて、徐々に複雑な処理に挑戦してみてください。GASをマスターして、スマートな働き方を実現しましょう。