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中級者向け実践：一般企業でのGAS自動化による四半期レポート作成効率化（部門利用）

中級者向け実践：一般企業でのGAS自動化による四半期レポート作成効率化（部門利用）

本記事では、一般企業における部門利用を想定し、Google Apps Script（GAS）を活用して四半期レポート作成を自動化する方法を、中級者向けに解説します。四半期レポートは、企業の経営状況を把握し、今後の戦略を立てる上で非常に重要な資料ですが、その作成には多くの時間と労力がかかります。GASを活用することで、データ収集、集計、レポート作成といった一連の作業を自動化し、大幅な効率化を図ることが可能です。

GASによる四半期レポート自動化の概要

GASは、Google Workspaceの各種サービス（スプレッドシート、ドキュメント、Gmailなど）を連携させ、様々な処理を自動化できる強力なツールです。四半期レポートの自動化では、主に以下の機能を活用します。

  • スプレッドシート操作: データの読み込み、書き込み、集計

  • ドキュメント操作: レポートのテンプレート作成、データ挿入

  • Gmail操作: レポートの自動送信

これらの機能を組み合わせることで、手作業で行っていた四半期レポート作成を大幅に効率化し、人的ミスの削減にも繋がります。

具体的な手順

以下に、GASを用いた四半期レポート自動化の具体的な手順を解説します。

1. データ収集

四半期レポートに必要なデータを収集します。データは、スプレッドシート、データベース、外部APIなど、様々な場所に存在することが考えられます。GASを使用することで、これらのデータを一元的に収集し、スプレッドシートにまとめることができます。

例えば、スプレッドシートからデータを取得するコードは以下のようになります。

function getDataFromSpreadsheet(spreadsheetId, sheetName) {
  // スプレッドシートを開く
  const spreadsheet = SpreadsheetApp.openById(spreadsheetId);
  const sheet = spreadsheet.getSheetByName(sheetName);
  
  // データを取得
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  
  // 結果を返す
  return data;
}

spreadsheetIdとsheetNameを引数として、指定されたスプレッドシートとシートからデータを取得します。取得したデータは、2次元配列として返されます。

2. データ集計

収集したデータを集計し、レポートに必要な形式に変換します。GASのスプレッドシート操作機能を使用することで、データのフィルタリング、ソート、集計などを簡単に行うことができます。

例えば、特定の条件を満たすデータを抽出するコードは以下のようになります。

function filterData(data, column, criteria) {
  // データをフィルタリング
  const filteredData = data.filter(row => row[column] === criteria);
  
  // 結果を返す
  return filteredData;
}

data、column、criteriaを引数として、指定された列の値が指定された条件に一致するデータのみを抽出します。抽出されたデータは、2次元配列として返されます。

3. レポート作成

集計したデータを基に、レポートを作成します。GASのドキュメント操作機能を使用することで、テンプレートを基にレポートを作成し、データを挿入することができます。

例えば、ドキュメントにデータを挿入するコードは以下のようになります。

function insertDataToDocument(documentId, placeholder, data) {
  // ドキュメントを開く
  const document = DocumentApp.openById(documentId);
  const body = document.getBody();
  
  // プレースホルダーを置換
  body.replaceText(placeholder, data);
}

documentId、placeholder、dataを引数として、指定されたドキュメントの指定されたプレースホルダーを、指定されたデータで置換します。

4. レポート送信

作成したレポートを、関係者に自動で送信します。GASのGmail操作機能を使用することで、レポートを添付ファイルとして送信したり、メール本文に直接記述したりすることができます。

例えば、メールを送信するコードは以下のようになります。

function sendEmail(recipient, subject, body, attachment) {
  // メールを送信
  GmailApp.sendEmail(recipient, subject, body, {attachments: [attachment]});
}

recipient、subject、body、attachmentを引数として、指定された宛先に、指定された件名、本文、添付ファイルでメールを送信します。

応用例

  • リアルタイムダッシュボード: GASとGoogle Charts APIを組み合わせることで、リアルタイムのデータ可視化ダッシュボードを作成できます。

  • Slack連携: GASとSlack APIを連携させることで、レポート作成完了時にSlackに通知を送信できます。

  • BigQuery連携: 大量のデータをBigQueryに格納し、GASからクエリを実行してレポートを作成できます。

まとめ

GASを活用することで、四半期レポート作成を大幅に効率化することができます。本記事で紹介した手順とコード例を参考に、ぜひGASによるレポート自動化に挑戦してみてください。四半期レポートの作成期間である四半期末に実行することを想定しています。