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Gmailの件名(getSubject)でプロジェクトを効率化！GASで進捗管理を自動化

Gmailの件名(getSubject)でプロジェクトを効率化！GASで進捗管理を自動化

プロジェクト管理において、Gmailの受信メールを効率的に処理することは非常に重要です。特に、進捗管理、タスク管理、リソース管理においては、メールの件名に含まれる情報が貴重な手がかりとなります。この記事では、GAS（Google Apps Script）のGmailMessage.getSubject()関数を活用して、Gmailの件名から必要な情報を抽出し、プロジェクト管理を自動化する方法を解説します。

GmailMessage.getSubject()とは？

GmailMessage.getSubject()は、GASでGmailのメッセージオブジェクトから件名を取得するための関数です。取得した件名を解析することで、プロジェクトのステータス、タスクの割り当て、リソースの状況などを把握し、迅速な対応に繋げることができます。

function getEmailSubject(message) {
  // GmailMessageオブジェクトから件名を取得する
  const subject = message.getSubject();
  return subject;
}

プロジェクト管理におけるGmailMessage.getSubject()の活用例

1. 進捗状況の自動集計

メールの件名に特定のキーワード（例：[完了]、[遅延]、[確認待ち]）を含めることで、プロジェクトの進捗状況を自動的に集計できます。

function trackProgress() {
  // Gmailの受信トレイから未読メールを取得
  const threads = GmailApp.search('is:unread');
  for (const thread of threads) {
    const messages = thread.getMessages();
    for (const message of messages) {
      const subject = message.getSubject();
      // 件名に[完了]が含まれていれば、タスク完了として処理
      if (subject.includes('[完了]')) {
        Logger.log('タスク完了: ' + subject);
        // スプレッドシートに記録するなどの処理を実装
      }
      message.markRead(); // 既読にする
    }
  }
}

2. タスクの自動割り当て

メールの件名に担当者名を含めることで、タスクを自動的に割り当てることができます。

function assignTask() {
  const threads = GmailApp.search('is:unread');
  for (const thread of threads) {
    const messages = thread.getMessages();
    for (const message of messages) {
      const subject = message.getSubject();
      // 件名に「田中」が含まれていれば、田中さんにタスクを割り当てる
      if (subject.includes('田中')) {
        Logger.log('田中さんにタスクを割り当て: ' + subject);
        // Google Tasks APIなどを使ってタスクを割り当てる処理を実装
      }
      message.markRead();
    }
  }
}

3. リソース状況の把握

メールの件名にリソース名（例：[サーバーA]、[データベースB]）を含めることで、リソースの利用状況を把握できます。

function checkResourceStatus() {
  const threads = GmailApp.search('is:unread');
  for (const thread of threads) {
    const messages = thread.getMessages();
    for (const message of messages) {
      const subject = message.getSubject();
      // 件名に[サーバーA]が含まれていれば、サーバーAの状況を確認する
      if (subject.includes('[サーバーA]')) {
        Logger.log('サーバーAの状況: ' + subject);
        // 外部APIなどを使ってサーバーの状況を取得する処理を実装
      }
      message.markRead();
    }
  }
}

よくある問題とトラブルシューティング

  • 件名の形式が統一されていない：
    プロジェクトメンバーに件名の形式を徹底してもらう必要があります。テンプレートを作成したり、入力規則を設定したりするなどの対策が有効です。

  • 件名に重要な情報が含まれていない：
    必要な情報が件名に含まれるように、プロジェクトのルールを見直す必要があります。

  • GASの実行権限がない：
    GASの実行には、Gmailへのアクセス権限が必要です。スクリプト実行時に権限を付与するか、プロジェクトのオーナーに権限を付与してもらう必要があります。

カスタマイズ方法と応用例

  • スプレッドシートへの自動記録：
    取得した情報をスプレッドシートに自動的に記録することで、進捗状況やタスクの状況を可視化できます。

  • Google Chatへの通知：
    特定の条件を満たすメールを受信した場合に、Google Chatに通知を送ることができます。

  • タスク管理ツールとの連携：
    AsanaやTrelloなどのタスク管理ツールと連携することで、タスクの自動作成やステータスの自動更新が可能です。

まとめ

GmailMessage.getSubject()関数を活用することで、Gmailの件名からプロジェクト管理に必要な情報を効率的に抽出できます。この記事で紹介したコード例を参考に、ぜひGASでGmailを自動化し、プロジェクト管理を効率化してください。