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Calendar.getEventsForDayで勤怠管理を効率化！GASで実現するシフト自動集計

Calendar.getEventsForDayで勤怠管理を効率化！GASで実現するシフト自動集計

本記事では、Google Apps Script（GAS）のCalendar.getEventsForDay関数を用いて、勤怠管理を効率化する方法を解説します。特に、シフト勤務における従業員の出勤状況を自動で集計し、業務効率を改善するテクニックを、具体的なコード例とともにご紹介します。

勤怠管理における課題とGASによる解決

多くの企業では、従業員の勤怠管理を手作業で行っており、時間と労力がかかっています。特にシフト勤務の場合、各従業員の出勤状況を正確に把握し、集計するのは非常に煩雑な作業です。
GASのCalendar.getEventsForDay関数を活用することで、Googleカレンダーに登録されたシフト情報を自動的に取得し、勤怠管理を大幅に効率化できます。

Calendar.getEventsForDay関数の基本

Calendar.getEventsForDay(date)は、指定された日付のイベントをGoogleカレンダーから取得する関数です。
この関数を使用するには、まずカレンダーIDを取得し、カレンダーオブジェクトを取得する必要があります。

// カレンダーIDを設定
const calendarId = "your_calendar_id@group.calendar.google.com";
// カレンダーオブジェクトを取得
const calendar = CalendarApp.getCalendarById(calendarId);

次に、getEventsForDay関数を使って、特定日のイベントを取得します。

// 特定日のイベントを取得
const date = new Date("2024-07-25"); // 例：2024年7月25日
const events = calendar.getEventsForDay(date);

勤怠管理への実装例：シフト自動集計

ここでは、Calendar.getEventsForDay関数を用いて、シフト勤務者の出勤状況を自動集計する具体的なコード例を紹介します。

例1：特定日の出勤者リストを作成

指定した日付に出勤している従業員のリストをGoogleスプレッドシートに書き出すコードです。

function getAttendanceList(date) {
  // カレンダーIDを設定
  const calendarId = "your_calendar_id@group.calendar.google.com";
  // カレンダーオブジェクトを取得
  const calendar = CalendarApp.getCalendarById(calendarId);
  // イベントを取得
  const events = calendar.getEventsForDay(date);
  // 出勤者リストを作成
  let attendanceList = [];
  for (let i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];
    const title = event.getTitle();
    attendanceList.push(title); // イベントタイトルを従業員名と仮定
  }
  // スプレッドシートに書き出す
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  sheet.appendRow([date, attendanceList.join(", ")]);
}

// 実行例：2024年7月25日の出勤者リストを取得
function myFunction() {
  const date = new Date("2024-07-25");
  getAttendanceList(date);
}

例2：期間内の出勤日数集計

指定期間内の各従業員の出勤日数を集計し、スプレッドシートに表示するコードです。

function aggregateAttendance(startDate, endDate) {
  // カレンダーIDを設定
  const calendarId = "your_calendar_id@group.calendar.google.com";
  // カレンダーオブジェクトを取得
  const calendar = CalendarApp.getCalendarById(calendarId);
  // 出勤日数を集計するオブジェクト
  let attendanceCount = {};
  // 期間内の日付をループ
  let currentDate = new Date(startDate);
  while (currentDate <= endDate) {
    // イベントを取得
    const events = calendar.getEventsForDay(currentDate);
    // 出勤者をカウント
    for (let i = 0; i < events.length; i++) {
      const event = events[i];
      const title = event.getTitle();
      if (attendanceCount[title] === undefined) {
        attendanceCount[title] = 0;
      }
      attendanceCount[title]++;
    }
    // 日付を1日進める
    currentDate.setDate(currentDate.getDate() + 1);
  }
  // スプレッドシートに書き出す
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  for (const employee in attendanceCount) {
    sheet.appendRow([employee, attendanceCount[employee]]);
  }
}

// 実行例：2024年7月1日から2024年7月31日までの出勤日数を集計
function myFunction() {
  const startDate = new Date("2024-07-01");
  const endDate = new Date("2024-07-31");
  aggregateAttendance(startDate, endDate);
}

よくある問題とトラブルシューティング

  • カレンダーIDが間違っている：正しいカレンダーIDを設定しているか確認してください。

  • イベントが取得できない：カレンダーにイベントが正しく登録されているか確認してください。

  • タイムゾーンの問題：GASのタイムゾーンがGoogleカレンダーと一致しているか確認してください。SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSpreadsheetTimeZone()でタイムゾーンを確認できます。

カスタマイズ方法と応用例

上記のコード例は、様々なカスタマイズが可能です。

  • イベントタイトル以外の情報を利用：イベントの説明欄に詳細な情報を記述し、それを取得して利用することができます。

  • 特定のイベントのみを対象とする：イベントタイトルや説明欄のキーワードでフィルタリングすることで、特定の種類のイベントのみを集計できます。

  • 複数のカレンダーに対応：複数のカレンダーからイベントを取得し、統合的に集計することができます。

// イベントの説明を取得する例
const description = event.getDescription();

// 特定のキーワードを含むイベントのみを対象とする例
if (title.includes("出勤")) {
  // 出勤イベントとして処理
}

まとめ

GASのCalendar.getEventsForDay関数を活用することで、勤怠管理を大幅に効率化できます。本記事で紹介したコード例を参考に、自社の業務に合わせたカスタマイズを行い、より効率的な勤怠管理システムを構築してください。

特にシフト勤務における勤怠管理は、手作業では非常に煩雑な作業ですが、GASを用いることで自動化し、人的ミスを減らすことができます。ぜひ、GASを活用して、よりスマートな働き方を実現してください。

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