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GAS File.getName() でプロジェクト管理を効率化！進捗・タスク・リソース管理を自動化

GAS File.getName() でプロジェクト管理を効率化！進捗・タスク・リソース管理を自動化

プロジェクト管理において、ファイル名の管理は意外と重要な要素です。特にGoogle Apps Script (GAS) を利用した自動化においては、ファイル名を正しく取得し、それをプロジェクト管理に活用することで、大幅な効率化が期待できます。この記事では、GASのFile.getName()関数を用いて、進捗管理、タスク管理、リソース管理といったプロジェクト管理を効率化する方法を解説します。

プロジェクト管理におけるファイル名管理の課題

プロジェクト管理では、ドキュメント、スプレッドシート、PDFなど、様々なファイルを扱います。これらのファイル名を適切に管理しないと、以下の問題が発生する可能性があります。

  • ファイルを探すのに時間がかかる

  • どのファイルが最新版か分からなくなる

  • ファイル名がバラバラで管理しにくい

  • ファイル名から内容を推測できない

これらの問題を解決するために、GASのFile.getName()関数を活用します。

GAS File.getName() 関数の基本

File.getName()関数は、Google Drive上のファイルのファイル名を取得するためのGAS関数です。この関数を使うことで、ファイル名をプログラム内で簡単に扱うことができます。

function getFileName(fileId) {
  // fileIdはファイルIDを指定します。
  const file = DriveApp.getFileById(fileId);
  const fileName = file.getName();
  return fileName;
}

利用シチュエーション別実装方法

進捗管理

進捗管理において、ファイル名を「[プロジェクト名]_[タスク名]_[日付]_[進捗状況].xlsx」のように命名規則を設けることで、ファイル名から進捗状況を把握できます。GASでファイル名を取得し、スプレッドシートに一覧表示することで、進捗状況を可視化できます。

function updateProgressSheet() {
  const folderId = "YOUR_FOLDER_ID"; // プロジェクトフォルダのID
  const ssId = "YOUR_SPREADSHEET_ID"; // スプレッドシートのID
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFiles();
  const ss = SpreadsheetApp.openById(ssId);
  const sheet = ss.getSheetByName("進捗状況");
  sheet.clearContents(); // 既存データをクリア
  sheet.appendRow(["ファイル名", "進捗状況"]); // ヘッダー行を追加
  
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    const fileName = file.getName();
    // ファイル名から進捗状況を抽出（例：[完了]が含まれていれば完了とみなす）
    let progress = "未着手";
    if (fileName.includes("[完了]")) {
      progress = "完了";
    } else if (fileName.includes("[進行中]")) {
      progress = "進行中";
    }
    sheet.appendRow([fileName, progress]);
  }
}

タスク管理

タスク管理では、ファイル名を「[担当者名]_[タスク内容]_[期日].docx」のように命名規則を設けることで、誰がいつまでに何をすべきかをファイル名から把握できます。GASでファイル名を取得し、期日が近いタスクを一覧表示することで、タスクの遅延を防ぎます。

function checkDeadlines() {
  const folderId = "YOUR_FOLDER_ID"; // タスクフォルダのID
  const ssId = "YOUR_SPREADSHEET_ID"; // スプレッドシートのID
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFiles();
  const ss = SpreadsheetApp.openById(ssId);
  const sheet = ss.getSheetByName("タスク一覧");
  sheet.clearContents();
  sheet.appendRow(["ファイル名", "担当者", "期日"]);

  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    const fileName = file.getName();
    // ファイル名から担当者と期日を抽出（例：[田中]_[資料作成]_20240731.docx）
    const regex = /^\[(.*?)\]_\[(.*?)\]_(\d{8})\.(.*)$/;
    const match = fileName.match(regex);
    if (match) {
      const 담당자 = match[1];
      const 기한 = match[3];
      sheet.appendRow([fileName, 담당자, 기한]);
    }
  }
}

リソース管理

リソース管理では、ファイル名を「[リソース名]_[バージョン]_[日付].pdf」のように命名規則を設けることで、どのリソースが最新版かをファイル名から把握できます。GASでファイル名を取得し、最新版のリソースを一覧表示することで、リソースのバージョン管理を効率化します。

function listLatestResources() {
  const folderId = "YOUR_FOLDER_ID"; // リソースフォルダのID
  const ssId = "YOUR_SPREADSHEET_ID"; // スプレッドシートのID
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFiles();
  const ss = SpreadsheetApp.openById(ssId);
  const sheet = ss.getSheetByName("リソース一覧");
  sheet.clearContents();
  sheet.appendRow(["ファイル名", "バージョン", "日付"]);

  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    const fileName = file.getName();
    // ファイル名からバージョンと日付を抽出（例：[資料A]_v1.2_20240731.pdf）
    const regex = /^\[(.*?)\]_v(.*?)\_(\d{8})\.(.*)$/;
    const match = fileName.match(regex);
    if (match) {
      const 리소스명 = match[1];
      const 버전 = match[2];
      const 날짜 = match[3];
      sheet.appendRow([fileName, 버전, 날짜]);
    }
  }
}

よくある問題とトラブルシューティング

  • ファイルIDが間違っている：DriveApp.getFileById()に渡すファイルIDが正しいか確認してください。

  • ファイル名が取得できない：ファイルが存在するか、GASがファイルへのアクセス権を持っているか確認してください。

  • ファイル名の解析がうまくいかない：ファイル名の命名規則が統一されているか、正規表現が正しいか確認してください。

カスタマイズ方法と応用例

  • ファイル名による条件分岐：ファイル名に特定のキーワードが含まれている場合に、処理を分岐させることができます。

  • ファイル名による自動分類：ファイル名を解析し、特定のフォルダに自動的にファイルを移動させることができます。

  • スプレッドシート連携：ファイル名から取得した情報をスプレッドシートに自動的に入力することができます。

まとめ

GASのFile.getName()関数を活用することで、プロジェクト管理におけるファイル名管理を効率化し、進捗管理、タスク管理、リソース管理を自動化することができます。ファイル名の命名規則を統一し、GASと組み合わせることで、より高度なプロジェクト管理を実現しましょう。

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