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GASでプロジェクト管理を効率化！Form.addMultipleChoiceItemで進捗状況をスマートに把握

GASでプロジェクト管理を効率化！Form.addMultipleChoiceItemで進捗状況をスマートに把握

プロジェクト管理において、進捗状況の把握は非常に重要です。しかし、メールやチャットでの確認は手間がかかり、情報が散在しがちです。そこで、Google Apps Script (GAS) の Form.addMultipleChoiceItem を活用することで、進捗状況のアンケートフォームを簡単に作成し、効率的に情報を収集・管理できます。

Form.addMultipleChoiceItemとは？

Form.addMultipleChoiceItem は、Googleフォームにラジオボタン形式の質問項目を追加するためのGASの関数です。この関数を使用することで、回答者は複数の選択肢の中から一つを選ぶことができます。プロジェクトの進捗状況を「未着手」「進行中」「完了」などの選択肢で簡単に報告してもらうことができます。

プロジェクト管理におけるForm.addMultipleChoiceItemの実装方法

ここでは、プロジェクト管理における進捗管理、タスク管理、リソース管理の各シチュエーションで Form.addMultipleChoiceItem を活用する方法を解説します。

進捗管理

プロジェクト全体の進捗状況を定期的に把握するために、各タスクの進捗状況を報告するフォームを作成します。

function createProgressForm() {
  // フォームを作成
  const form = FormApp.create('プロジェクト進捗状況アンケート');
  
  // 質問項目を追加
  form.addMultipleChoiceItem()
    .setTitle('タスクの進捗状況')
    .setChoiceValues(['未着手', '進行中', '完了'])
    .setRequired(true);

  // フォームのURLをログに出力
  Logger.log(form.getPublishedUrl());
}

このコードを実行すると、「プロジェクト進捗状況アンケート」という名前のGoogleフォームが作成されます。回答者は「タスクの進捗状況」に対して、「未着手」「進行中」「完了」のいずれかを選択し、回答を送信できます。

タスク管理

各タスクの担当者に、タスクの完了状況を報告するフォームを作成します。タスクごとにフォームを作成するのではなく、一つのフォームで複数のタスクの進捗を報告できるようにします。

function createTaskProgressForm() {
  // スプレッドシートからタスクリストを取得
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('タスクリスト');
  const taskList = sheet.getDataRange().getValues();
  
  // フォームを作成
  const form = FormApp.create('タスク完了報告');

  // タスクリストを基に質問項目を追加
  for (let i = 1; i < taskList.length; i++) { // 1行目はヘッダーのためスキップ
    const taskName = taskList[i][0];
    form.addMultipleChoiceItem()
      .setTitle(taskName + ' は完了しましたか？')
      .setChoiceValues(['はい', 'いいえ'])
      .setRequired(true);
  }

  // フォームのURLをログに出力
  Logger.log(form.getPublishedUrl());
}

このコードは、スプレッドシートの「タスクリスト」シートからタスク名を取得し、それぞれのタスクについて「はい」または「いいえ」で回答する質問項目をフォームに追加します。スプレッドシートの1列目にタスク名が記載されていることを前提としています。

リソース管理

各リソース（人員や機材）の稼働状況を把握するために、リソースの利用状況を報告するフォームを作成します。

function createResourceUsageForm() {
  // フォームを作成
  const form = FormApp.create('リソース利用状況報告');

  // 質問項目を追加
  form.addMultipleChoiceItem()
    .setTitle('本日の〇〇（リソース名）の利用状況')
    .setChoiceValues(['利用可能', '利用中', '利用不可'])
    .setRequired(true);

  // フォームのURLをログに出力
  Logger.log(form.getPublishedUrl());
}

このコードは、リソースの利用状況を「利用可能」「利用中」「利用不可」のいずれかで回答する質問項目をフォームに追加します。リソース名をタイトルに含めることで、どのリソースの状況を報告しているのかを明確にできます。

実用的なコード例

上記の例を組み合わせ、より実用的なコード例を紹介します。この例では、スプレッドシートからタスクリストを読み込み、各タスクの進捗状況を報告するフォームを作成し、回答結果をスプレッドシートに記録します。

function createAndProcessTaskForm() {
  // スプレッドシートからタスクリストを取得
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('タスクリスト');
  const taskList = sheet.getDataRange().getValues();

  // フォームを作成
  const form = FormApp.create('タスク進捗報告フォーム');

  // タスクリストを基に質問項目を追加
  for (let i = 1; i < taskList.length; i++) { // 1行目はヘッダーのためスキップ
    const taskName = taskList[i][0];
    form.addMultipleChoiceItem()
      .setTitle(taskName + 'の進捗状況')
      .setChoiceValues(['未着手', '進行中', '完了'])
      .setRequired(true);
  }

  // 回答をスプレッドシートに記録する設定
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());

  // フォームのURLをログに出力
  Logger.log(form.getPublishedUrl());
}

このコードを実行すると、タスクリストに基づいて質問項目が作成されたフォームが作成され、回答結果は自動的にスプレッドシートに記録されます。

よくある問題とトラブルシューティング

  • フォームが作成されない：GASの実行権限が付与されているか確認してください。

  • スプレッドシートに回答が記録されない：フォームの回答先が正しく設定されているか確認してください。form.setDestination が正しく設定されているか確認してください。

  • タスクリストが正しく読み込まれない：スプレッドシート名、シート名が正しいか、タスクリストが1列目に正しく記載されているか確認してください。

カスタマイズ方法と応用例

  • 回答に応じて処理を分岐：フォームの回答に基づいて、特定の担当者にメールを送信したり、タスク管理ツールを更新したりすることができます。

  • 定期的なフォーム送信：トリガーを設定することで、定期的にフォームを送信し、進捗状況を自動的に収集することができます。

  • 条件付きの質問項目：回答に応じて、追加の質問項目を表示することができます。例えば、「進行中」を選択した場合に、進捗率を入力させるなどのカスタマイズが可能です。

まとめ

GASの Form.addMultipleChoiceItem を活用することで、プロジェクト管理における進捗状況の把握を効率化できます。この記事で紹介したコード例を参考に、ぜひご自身のプロジェクトに合わせてカスタマイズし、より効果的なプロジェクト管理を実現してください。

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