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FormApp.createで始める勤怠管理システム：GASで業務効率化

FormApp.createで始める勤怠管理システム：GASで業務効率化

勤怠管理は、企業にとって非常に重要な業務ですが、手作業で行うには時間と労力がかかります。特に中小企業では、専用のシステムを導入するコストが負担になることもあります。そこで、Google Apps Script (GAS) の FormApp.create を活用することで、無料で高機能な勤怠管理システムを構築し、業務効率化を実現できます。

FormApp.createとは？

FormApp.create(title) は、GASで新しいGoogleフォームを作成するための関数です。この関数を使うことで、出退勤の記録、休憩時間の申請、残業申請など、勤怠管理に必要な情報を収集するためのフォームをプログラムから自動的に作成できます。

FormApp.createの基本的な使い方

FormApp.create は非常にシンプルで、フォームのタイトルを指定するだけで使用できます。

function createAttendanceForm() {
  // フォームのタイトルを設定
  const formTitle = "勤怠管理フォーム";
  
  // フォームを作成
  const form = FormApp.create(formTitle);
  
  // フォームの設定（回答の送信先、権限など）
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getId());
  form.setAllowResponseEdits(false); // 回答の編集を許可しない
  form.setAcceptingResponses(true); // 回答を受け付ける
  
  // フォームのURLをログに出力
  Logger.log(form.getPublishedUrl());
}

勤怠管理システムの実装方法

FormApp.create を使って、具体的な勤怠管理システムを構築する手順を解説します。

1. フォームの作成

まず、FormApp.create を使って勤怠管理用のフォームを作成します。フォームには、出勤、退勤、休憩開始、休憩終了などの項目を含めます。

2. フォーム項目の追加

フォームに以下の項目を追加します。これらの項目は、勤怠管理に必要な情報を収集するために重要です。

  • 日付（form.addDateItem()）

  • 社員ID（form.addTextItem()）

  • 出勤時刻（form.addTimeItem()）

  • 退勤時刻（form.addTimeItem()）

  • 休憩開始時刻（form.addTimeItem()）

  • 休憩終了時刻（form.addTimeItem()）

  • 備考（form.addParagraphTextItem()）

3. スプレッドシートへの連携

フォームの回答をGoogleスプレッドシートに自動的に保存するように設定します。これにより、収集したデータを簡単に集計・分析できます。

4. スクリプトの実行トリガー設定

GASのトリガーを設定して、フォームが送信されるたびにスクリプトが実行されるようにします。これにより、リアルタイムでデータを処理できます。

実用的なコード例

以下に、FormApp.create を使用した勤怠管理システムの実装例をいくつか紹介します。

例1：基本の勤怠管理フォーム作成

function createAttendanceForm() {
  const formTitle = "勤怠管理フォーム";
  const form = FormApp.create(formTitle);

  // フォームに項目を追加
  form.addDateItem().setTitle("日付");
  form.addTextItem().setTitle("社員ID");
  form.addTimeItem().setTitle("出勤時刻");
  form.addTimeItem().setTitle("退勤時刻");
  form.addTimeItem().setTitle("休憩開始時刻");
  form.addTimeItem().setTitle("休憩終了時刻");
  form.addParagraphTextItem().setTitle("備考");

  // スプレッドシートを回答の送信先に設定
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getId());

  Logger.log(form.getPublishedUrl());
}

例2：出勤・退勤ボタン付きフォーム

この例では、出勤と退勤を区別するためのラジオボタンを追加します。

function createAttendanceFormWithButtons() {
  const formTitle = "勤怠管理フォーム（出勤・退勤ボタン付き）";
  const form = FormApp.create(formTitle);

  // 日付項目
  form.addDateItem().setTitle("日付");
  // 社員ID項目
  form.addTextItem().setTitle("社員ID");
  // 出勤・退勤選択
  form.addMultipleChoiceItem()
    .setTitle("出勤・退勤")
    .setChoices([
      form.createChoice("出勤"),
      form.createChoice("退勤")
    ]);
  // 時刻項目
  form.addTimeItem().setTitle("時刻");
  // 備考欄
  form.addParagraphTextItem().setTitle("備考");

  // スプレッドシートを回答の送信先に設定
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getId());

  Logger.log(form.getPublishedUrl());
}

例3：特定の時間帯のみ回答を受け付けるフォーム

この例では、特定の時間帯のみフォームがアクティブになるように設定します。勤務時間外の不正な打刻を防ぐことができます。

function createAttendanceFormWithTimeLimit() {
  const formTitle = "勤怠管理フォーム（時間制限付き）";
  const form = FormApp.create(formTitle);

  // フォームに項目を追加
  form.addDateItem().setTitle("日付");
  form.addTextItem().setTitle("社員ID");
  form.addTimeItem().setTitle("出勤時刻");
  form.addTimeItem().setTitle("退勤時刻");

  // スプレッドシートを回答の送信先に設定
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getId());

  // トリガーを設定して、特定の時間帯のみ回答を受け付ける
  ScriptApp.newTrigger("checkFormStatus")
    .timeBased()
    .everyMinutes(5) // 5分おきにチェック
    .create();

  Logger.log(form.getPublishedUrl());
}

function checkFormStatus() {
  const form = FormApp.openById(PropertiesService.getScriptProperties().getProperty("FORM_ID"));
  const now = new Date();
  const hour = now.getHours();

  // 9時から18時まで回答を受け付ける
  if (hour >= 9 && hour < 18) {
    form.setAcceptingResponses(true);
  } else {
    form.setAcceptingResponses(false);
  }
}

よくある問題とトラブルシューティング

  • フォームが作成されない：GASの実行権限が不足している可能性があります。権限を確認してください。

  • スプレッドシートにデータが保存されない：フォームの回答送信先が正しく設定されているか確認してください。

  • スクリプトがエラーになる：コードに誤りがないか、APIのバージョンが最新であるか確認してください。

カスタマイズ方法と応用例

FormApp.create で作成したフォームは、さまざまな方法でカスタマイズできます。

  • デザインの変更：フォームのデザインを会社のブランドに合わせて変更できます。

  • 入力規則の追加：入力されたデータが正しい形式であるか検証するための規則を追加できます。

  • 承認ワークフローの追加：上長承認が必要な場合に、承認ワークフローを組み込むことができます。

まとめ

FormApp.create を活用することで、無料で高機能な勤怠管理システムを構築し、業務効率化を実現できます。この記事で紹介したコード例を参考に、ぜひ自社のニーズに合ったシステムを構築してみてください。

GASの可能性は無限大です。創意工夫次第で、さまざまな業務を自動化し、効率化することができます。ぜひ、GASの世界を探求してみてください。

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