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GASで勤怠管理を効率化！Sheet.insertRowsで簡単に行を追加

GASで勤怠管理を効率化！Sheet.insertRowsで簡単に行を追加

勤怠管理は、企業にとって重要な業務の一つですが、手作業で行うには時間と手間がかかります。特に、従業員数が多い企業や、多様な働き方を導入している企業では、勤怠データの集計や管理が煩雑になりがちです。
そこで、Google Apps Script（GAS）とスプレッドシートを組み合わせることで、勤怠管理を自動化し、大幅な業務効率化を実現できます。この記事では、GASのSheet.insertRows関数を活用して、勤怠データをスプレッドシートに自動追加する方法を詳しく解説します。

Sheet.insertRowsとは？

Sheet.insertRows(rowIndex, numRows)は、指定した行番号（rowIndex）の直前に、指定した数（numRows）の空行を挿入するGASの関数です。この関数を使うことで、スプレッドシートに新しいデータを簡単に追加できます。

Sheet.insertRowsの基本

  • rowIndex：行を挿入する開始位置の行番号（1から始まる）。

  • numRows：挿入する行数。

例えば、Sheet.insertRows(2, 1)と記述すると、2行目の直前に1行の空行が挿入されます。

勤怠管理システムへの応用

Sheet.insertRows関数は、勤怠管理システムにおいて、新しい勤怠データが登録された際に、スプレッドシートに自動的に行を追加するために利用できます。
例えば、従業員が毎日出退勤時刻を記録するフォームを作成し、そのデータをGASでスプレッドシートに転記する際に、Sheet.insertRows関数を使って新しい行を挿入します。

実装例1：出勤時刻の自動記録

以下のコードは、フォームから送信された出勤時刻をスプレッドシートに記録する例です。

function recordAttendance(e) {
  // スプレッドシートのIDとシート名を設定
  const ssId = "YOUR_SPREADSHEET_ID";
  const sheetName = "attendance";

  // スプレッドシートとシートを取得
  const ss = SpreadsheetApp.openById(ssId);
  const sheet = ss.getSheetByName(sheetName);

  // フォームから送信されたデータを取得
  const timestamp = e.values[0];
  const employeeId = e.values[1];
  const employeeName = e.values[2];
  const clockInTime = e.values[3];

  // 新しい行を挿入
  sheet.insertRows(2, 1);

  // データを書き込む
  sheet.getRange(2, 1).setValue(timestamp);
  sheet.getRange(2, 2).setValue(employeeId);
  sheet.getRange(2, 3).setValue(employeeName);
  sheet.getRange(2, 4).setValue(clockInTime);
}

解説：

  • YOUR_SPREADSHEET_IDは、使用するスプレッドシートのIDに置き換えてください。

  • attendanceは、勤怠データを記録するシートの名前に置き換えてください。

  • このコードは、Googleフォームと連携して使用することを想定しています。

  • e.valuesは、フォームから送信されたデータの配列です。

  • sheet.insertRows(2, 1)で、2行目の直前に1行の空行を挿入しています。

  • sheet.getRange(2, X).setValue()で、各セルにデータを書き込んでいます。

実装例2：退勤時刻の自動記録と勤務時間の計算

以下のコードは、退勤時刻を記録し、勤務時間を自動計算する例です。

function recordClockOut(e) {
  // スプレッドシートのIDとシート名を設定
  const ssId = "YOUR_SPREADSHEET_ID";
  const sheetName = "attendance";

  // スプレッドシートとシートを取得
  const ss = SpreadsheetApp.openById(ssId);
  const sheet = ss.getSheetByName(sheetName);

  // フォームから送信されたデータを取得
  const timestamp = e.values[0];
  const employeeId = e.values[1];
  const clockOutTime = e.values[2];

  // 従業員IDをキーに、最終出勤時刻を探す
  const lastRow = sheet.getLastRow();
  for (let i = 2; i <= lastRow; i++) {
    if (sheet.getRange(i, 2).getValue() === employeeId && sheet.getRange(i, 5).getValue() === "") {
      // 退勤時刻を書き込む
      sheet.getRange(i, 5).setValue(clockOutTime);

      // 勤務時間を計算
      const clockInTime = sheet.getRange(i, 4).getValue();
      const workTime = (clockOutTime.getTime() - clockInTime.getTime()) / (1000 * 60 * 60);
      sheet.getRange(i, 6).setValue(workTime);
      break;
    }
  }
}

解説：

  • このコードは、退勤時刻を記録する別のGoogleフォームと連携することを想定しています。

  • 従業員IDをキーにして、まだ退勤時刻が記録されていない行を探します。

  • clockInTime.getTime()とclockOutTime.getTime()で、出勤時刻と退勤時刻をミリ秒単位で取得し、その差を計算することで勤務時間を算出しています。

よくある問題とトラブルシューティング

問題1：rowIndexが範囲外の場合

rowIndexにスプレッドシートの行数を超える値を指定すると、エラーが発生します。rowIndexは、必ず1以上の整数値を指定してください。

問題2：スクリプトの実行権限

GASのスクリプトを初めて実行する際には、Googleアカウントへのアクセス許可を求められます。必要な権限を付与しないと、スクリプトが正常に動作しません。

問題3：タイムゾーンの問題

GASのタイムゾーンは、デフォルトでアメリカ太平洋時間（PST）に設定されています。日本時間（JST）で処理を行いたい場合は、スクリプトのプロパティでタイムゾーンをJSTに変更する必要があります。

カスタマイズ方法と応用例

応用例1：休憩時間の記録

休憩開始時刻と休憩終了時刻を記録し、休憩時間を勤務時間から差し引くようにカスタマイズできます。

応用例2：残業時間の計算

所定労働時間を超える勤務時間を残業時間として自動的に計算するようにカスタマイズできます。

まとめ

GASのSheet.insertRows関数を活用することで、勤怠管理を大幅に効率化できます。この記事で紹介したコード例を参考に、ぜひ自社の勤怠管理システムを構築してみてください。GASとスプレッドシートを組み合わせることで、柔軟で拡張性の高いシステムを構築することが可能です。