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GASで実現！中小企業向け夏季休暇中のGmail自動返信設定：初心者向け入門

GASで実現！中小企業向け夏季休暇中のGmail自動返信設定：初心者向け入門

中小企業の皆様、夏季休暇の準備は進んでいますか？ 夏季休暇中は、多くのお客様からのお問い合わせに対応できないことがあります。そこで、Google Apps Script（GAS）を使って、Gmailの自動返信設定を簡単に作成する方法をご紹介します。今回は初心者向けに、基本的な設定方法から、より実用的な応用例までを解説します。

GASとは？

Google Apps Script（GAS）は、Google Workspaceの各種サービス（Gmail、スプレッドシート、ドキュメントなど）を連携させて、様々な処理を自動化できるスクリプト言語です。JavaScriptをベースにしているため、プログラミング初心者でも比較的簡単に学ぶことができます。

なぜGASでGmail自動返信？

Gmailには標準の自動返信機能がありますが、GASを使うことで、より柔軟な設定が可能になります。例えば、特定のキーワードを含むメールにのみ返信したり、返信する時間帯を限定したり、個別の返信内容を設定したりすることができます。

自動返信設定の基本手順

以下の手順で、GASを使ったGmail自動返信設定を行います。

  1. スクリプトエディタを開く

    Google Driveから「新規」→「その他」→「Google Apps Script」を選択して、スクリプトエディタを開きます。

  2. コードを入力

    以下のコードをスクリプトエディタに貼り付けます。

    function autoReply() {
      // 検索クエリの設定（未読メールを検索）
      const query = 'is:unread';

      // スレッドを取得
      const threads = GmailApp.search(query);

      // スレッドごとに処理
      for (const thread of threads) {
        // メッセージを取得
        const messages = thread.getMessages();
        const lastMessage = messages[messages.length - 1];

        // 既に応答済みの場合はスキップ
        if (lastMessage.getFrom().indexOf(Session.getActiveUser().getEmail()) > -1) {
          continue;
        }

        // 送信者に返信
        lastMessage.reply("夏季休暇中の自動返信です。",
          "お問い合わせありがとうございます。
          夏季休暇のため、8月15日までお休みをいただいております。
          8月16日以降に順次対応させていただきます。");

        // スレッドを既読にする
        thread.markRead();
      }
    }

  3. トリガーを設定

    スクリプトエディタの「トリガー」アイコンをクリックし、「トリガーを追加」を選択します。時間主導型トリガーを選択し、「時間ベースのトリガー」を「分」に設定し、例えば「5分ごと」に実行するように設定します。

  4. 権限を承認

    スクリプトの実行時に、Gmailへのアクセス権限を求められるので、承認します。

コードの解説

  • GmailApp.search(query): Gmailを検索し、条件に合致するスレッドを取得します。ここでは、未読メール（is:unread）を検索しています。

  • thread.getMessages(): スレッド内のメッセージを取得します。

  • lastMessage.reply(subject, body): 最後のメッセージに返信します。引数には、件名（subject）と本文（body）を指定します。

  • thread.markRead(): スレッドを既読にします。

応用例

  • 特定のキーワードを含むメールにのみ返信

    queryの条件を変更することで、特定のキーワードを含むメールにのみ返信することができます。例えば、query = 'subject:緊急'とすると、件名に「緊急」というキーワードを含むメールのみに返信します。

  • 返信する時間帯を限定

    if (new Date().getHours() >= 9 && new Date().getHours() < 18) { ... }のように条件を追加することで、午前9時から午後6時までの間のみ返信するように設定できます。

  • 個別の返信内容を設定

    lastMessage.reply(subject, body)のbody引数を変更することで、個別の返信内容を設定できます。

活用シーン

この自動返信設定は、以下のようなシーンで活用できます。

  • 夏季休暇中の自動返信

  • 年末年始休暇中の自動返信

  • 出張中の自動返信

  • 会議中の自動返信

中小企業におけるGAS導入のメリット

中小企業では、リソースが限られていることが多いため、GASを活用することで、業務効率化やコスト削減に繋がる可能性があります。特に、夏季休暇のような期間限定の業務を自動化することで、担当者の負担を軽減し、顧客満足度を向上させることができます。

まとめ

今回は、GASを使ったGmail自動返信設定の基本手順と応用例をご紹介しました。初心者の方でも簡単に設定できるので、ぜひこの機会に試してみてください。GASをマスターすることで、Gmail以外にも、スプレッドシートやドキュメントなど、様々なGoogle Workspaceのサービスを自動化し、業務効率を大幅に向上させることができます。