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GASで年末調整準備を自動化：一般企業向け実践ガイド

中級者向け実践：一般企業でのGASスプレッドシート操作による年末調整準備の自動化（中規模企業向け）

年末調整は、企業にとって非常に重要な業務ですが、従業員数が多くなるとその事務作業は膨大になります。Google Apps Script (GAS) を活用することで、この年末調整の準備作業を大幅に自動化し、効率化することが可能です。この記事では、中規模企業（11～100人規模）を対象に、GASとスプレッドシートを連携させて年末調整準備を自動化する方法を、中級者向けに実践的なコード例を交えながら解説します。

年末調整準備における課題

年末調整の準備段階では、以下のような課題が考えられます。

  • 従業員からの申告書回収と内容確認

  • 申告内容のエラーチェック

  • 各種控除額の計算

  • 税務署への提出書類作成

これらの作業を手作業で行う場合、時間と労力がかかり、人的ミスも発生しやすくなります。GASを活用することで、これらの課題を解決し、年末調整の準備作業を効率化できます。

GASによる年末調整準備自動化の概要

GASを使って年末調整準備を自動化する主なステップは以下の通りです。

  1. スプレッドシートの設計：従業員情報を管理するスプレッドシート、申告書データを保存するスプレッドシートを設計します。

  2. GASコードの作成：スプレッドシートからデータを読み込み、必要な計算を行い、結果を別のスプレッドシートに書き出すGASコードを作成します。

  3. トリガーの設定：GASコードを自動実行するためのトリガーを設定します。例えば、毎月月末に自動実行するように設定できます。

実践的なコード例：扶養控除の自動計算

ここでは、扶養控除額を自動計算するGASコードの例を紹介します。

function calculateDependentDeduction(dependentAge) {
  // 扶養控除額を年齢に応じて計算する関数
  let deduction = 0;
  if (dependentAge < 16) {
    deduction = 0; // 16歳未満は控除対象外
  } else if (dependentAge >= 16 && dependentAge < 19) {
    deduction = 380000; // 特定扶養親族ではない
  } else if (dependentAge >= 19 && dependentAge < 23) {
    deduction = 630000; // 特定扶養親族
  } else if (dependentAge >= 23 && dependentAge < 70) {
    deduction = 380000; // 一般の扶養親族
  } else {
    deduction = 480000; // 老人扶養親族
  }
  return deduction;
}

function updateDeductionAmount() {
  // スプレッドシートから扶養親族の情報を取得し、控除額を計算して書き込む
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("扶養親族情報");
  const lastRow = sheet.getLastRow();

  // 2行目から最終行まで処理
  for (let i = 2; i <= lastRow; i++) {
    const dependentAge = sheet.getRange(i, 2).getValue(); // B列に年齢が入力されているとする
    const deductionAmount = calculateDependentDeduction(dependentAge);
    sheet.getRange(i, 3).setValue(deductionAmount); // C列に控除額を書き込む
  }
}

解説：

  • calculateDependentDeduction(dependentAge)関数は、扶養親族の年齢に応じて扶養控除額を計算します。

  • updateDeductionAmount()関数は、スプレッドシート「扶養親族情報」から扶養親族の年齢を取得し、calculateDependentDeduction()関数を使って控除額を計算し、スプレッドシートに書き込みます。

注意点：

  • このコード例は、簡略化のため、扶養親族の区分（老人扶養、特定扶養など）を考慮していません。

  • 実際の業務で使用する場合は、税法の規定に従って、より詳細な計算を行う必要があります。

その他の応用例

  • 保険料控除額の自動計算：生命保険料控除や地震保険料控除の計算を自動化できます。

  • 住宅ローン控除額の自動計算：住宅ローンの残高や取得時期に応じて控除額を計算できます。

  • 申告書の自動作成：従業員情報や控除額を基に、税務署に提出する申告書を自動作成できます。

GAS活用のメリット

GASを年末調整準備に活用するメリットは以下の通りです。

  • 業務効率化：手作業による入力や計算を自動化することで、大幅な時間短縮が可能です。

  • 人的ミスの削減：自動計算により、計算ミスや入力ミスを減らすことができます。

  • コスト削減：人件費や印刷コストを削減できます。

まとめ

GASとスプレッドシートを連携させることで、年末調整準備を大幅に自動化し、効率化することができます。今回紹介したコード例を参考に、自社の業務に合わせてGASを積極的に活用してみてください。