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GAS Calendar.createEvent × 定期実行で会議招集を自動化！業務効率UP

GAS Calendar.createEventで会議招集を自動化！定期実行で業務効率UP

本記事では、Google Apps Script（GAS）のCalendar.createEvent関数を使用して、会議招集を自動化する方法を解説します。特に、定期実行による自動化に焦点を当て、会議招集における業務課題を解決し、効率的なスケジュール管理を実現します。

Calendar.createEventとは？

Calendar.createEventは、指定したカレンダーにイベント（予定）を作成するGASの関数です。イベントのタイトル、開始日時、終了日時、説明、参加者などを設定できます。この関数を自動化処理に組み込むことで、手作業による会議招集の煩雑さを解消できます。

会議招集自動化の課題

会議招集は、日時調整、参加者への連絡、会議室の予約など、多くの手間がかかります。特に、定期的な会議や複数人が参加する会議では、これらの作業が頻繁に発生し、担当者の負担となります。GASを使用することで、これらの課題を解決し、会議招集プロセスを効率化できます。

GASによる会議招集自動化の実装

1. 定期実行トリガーの設定

GASのトリガー機能を使用することで、特定の時間間隔でスクリプトを自動実行できます。例えば、毎日午前9時に会議招集スクリプトを実行するように設定できます。

// 毎日午前9時に実行するトリガーを設定
function createDailyTrigger() {
  ScriptApp.newTrigger('createMeetingEvent')
    .timeBased()
    .atHour(9)
    .everyDays(1)
    .create();
}

2. カレンダーIDの取得

イベントを作成するカレンダーのIDを取得します。カレンダーの設定画面から確認できます。

// カレンダーIDを指定
const calendarId = 'your_calendar_id@group.calendar.google.com';

3. 会議イベントの作成

Calendar.createEvent関数を使用して、会議イベントを作成します。会議のタイトル、開始日時、終了日時、参加者などを設定します。

function createMeetingEvent() {
  // カレンダーIDを指定
  const calendarId = 'your_calendar_id@group.calendar.google.com';
  const calendar = CalendarApp.getCalendarById(calendarId);
  
  // 現在の日時を取得
  const now = new Date();
  
  // 会議の開始日時と終了日時を設定（例：30分間の会議）
  const startTime = new Date(now.getTime() + 60 * 60 * 1000); // 1時間後
  const endTime = new Date(startTime.getTime() + 30 * 60 * 1000); // 30分後

  // 参加者を設定
  const guestList = 'test1@example.com,test2@example.com';
  
  // イベントを作成
  calendar.createEvent(
    '定例会議',
    startTime,
    endTime,
    {
      description: '定例会議の詳細',
      guests: guestList,
      location: 'オンライン会議'
    }
  );
}

4. メール送信による通知

MailApp.sendEmail関数を使用して、会議の参加者にメールで通知を送信できます。

function sendMeetingNotification(startTime, endTime, guestList) {
  const subject = '会議のお知らせ';
  const body = `会議が${startTime}から${endTime}に開催されます。参加者は${guestList}です。`;
  const options = {
    cc: 'cc@example.com'
  };
  MailApp.sendEmail(guestList, subject, body, options);
}

// createMeetingEvent関数内で呼び出す例
calendar.createEvent(
    '定例会議',
    startTime,
    endTime,
    {
      description: '定例会議の詳細',
      guests: guestList,
      location: 'オンライン会議'
    }
  );
sendMeetingNotification(startTime, endTime, guestList);

実用的なコード例

例1：スプレッドシートから参加者リストを取得

スプレッドシートに登録された参加者リストを読み込み、会議イベントの作成時に使用します。

function createMeetingEventFromSheet() {
  // スプレッドシートを開く
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('参加者リスト');
  
  // 参加者リストを取得
  const guestList = sheet.getRange('A2:A').getValues().flat().filter(String).join(',');
  
  // カレンダーIDを指定
  const calendarId = 'your_calendar_id@group.calendar.google.com';
  const calendar = CalendarApp.getCalendarById(calendarId);
  
  // 現在の日時を取得
  const now = new Date();
  
  // 会議の開始日時と終了日時を設定（例：30分間の会議）
  const startTime = new Date(now.getTime() + 60 * 60 * 1000); // 1時間後
  const endTime = new Date(startTime.getTime() + 30 * 60 * 1000); // 30分後
  
  // イベントを作成
  calendar.createEvent(
    '定例会議',
    startTime,
    endTime,
    {
      description: '定例会議の詳細',
      guests: guestList,
      location: 'オンライン会議'
    }
  );
}

例2：会議室の自動予約

会議室予約システムと連携し、空いている会議室を自動的に予約します。（この例は、連携システムのAPIが存在することを前提とします。）

// (API連携部分は架空の関数として記述)
function reserveMeetingRoom(startTime, endTime) {
  // 会議室予約APIを呼び出す（架空の関数）
  const meetingRoom = findAvailableMeetingRoom(startTime, endTime);
  
  if (meetingRoom) {
    // 予約成功
    return meetingRoom;
  } else {
    // 予約失敗
    return null;
  }
}

function createMeetingEventWithRoom() {
    // カレンダーIDを指定
  const calendarId = 'your_calendar_id@group.calendar.google.com';
  const calendar = CalendarApp.getCalendarById(calendarId);
  
  // 現在の日時を取得
  const now = new Date();
  
  // 会議の開始日時と終了日時を設定（例：30分間の会議）
  const startTime = new Date(now.getTime() + 60 * 60 * 1000); // 1時間後
  const endTime = new Date(startTime.getTime() + 30 * 60 * 1000); // 30分後

  // 参加者を設定
  const guestList = 'test1@example.com,test2@example.com';

  // 会議室を予約
  const meetingRoom = reserveMeetingRoom(startTime, endTime);

  // 会議室が予約できた場合
  if (meetingRoom) {
    calendar.createEvent(
      '定例会議',
      startTime,
      endTime,
      {
        description: '定例会議の詳細\n会議室：' + meetingRoom,
        guests: guestList,
        location: meetingRoom // 会議室名をlocationに設定
      }
    );
  } else {
    // 会議室が予約できなかった場合の処理
    Logger.log('会議室の予約に失敗しました。');
  }
}

よくある問題とトラブルシューティング

  • カレンダーIDが間違っている：カレンダーIDを正しく設定してください。

  • 権限がない：スクリプトにカレンダーへのアクセス権を付与してください。

  • トリガーが実行されない：トリガーの設定を確認し、実行時間が適切かどうかを確認してください。

カスタマイズ方法と応用例

  • 会議時間の自動調整：参加者の空き時間に基づいて、最適な会議時間を自動的に調整します。

  • リマインダー通知：会議開始前に、参加者にリマインダーメールを送信します。

  • 議事録作成：会議後に、議事録を自動的に作成し、参加者に共有します。

まとめ

GASのCalendar.createEvent関数と定期実行トリガーを組み合わせることで、会議招集を大幅に自動化し、業務効率を向上させることができます。本記事で紹介したコード例を参考に、ぜひ会議招集の自動化に挑戦してみてください。