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GAS Folder.createFileで始める自動ファイル整理術：定期実行で快適なファイル管理

GAS Folder.createFileで始める自動ファイル整理術：定期実行で快適なファイル管理

日々の業務で増え続けるファイル、整理に時間がかかっていませんか？GAS（Google Apps Script）のFolder.createFileを使えば、ファイルの自動生成と整理を簡単に行い、業務効率を大幅に向上させることができます。この記事では、Folder.createFile関数の基本的な使い方から、定期実行によるファイル整理、メール送信との連携まで、具体的なコード例を交えながら解説します。

Folder.createFileとは？

Folder.createFile(name, content, mimeType)は、指定されたフォルダ内に新しいファイルを作成するGASの関数です。この関数を使うことで、ドキュメント、スプレッドシート、PDFなど、様々な種類のファイルをプログラムから自動的に生成できます。

  • name: 作成するファイルの名前

  • content: ファイルの内容（文字列）

  • mimeType: ファイルのMIMEタイプ（例: MimeType.GOOGLE_DOCS, MimeType.PDF）

定期実行によるファイル整理の実装

GASのトリガー機能を活用することで、Folder.createFileを使ったファイル生成処理を定期的に実行できます。例えば、毎日特定の時間にレポートファイルを自動生成し、特定のフォルダに保存する、といった処理を自動化できます。

実装例1：日次レポートの自動生成

毎日指定時間に、日次レポート（Googleドキュメント）を自動生成し、特定のフォルダに保存するスクリプトです。

function createDailyReport() {
  // フォルダIDを設定
  const folderId = "YOUR_FOLDER_ID";
  // フォルダを取得
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  // 現在の日付を取得
  const today = Utilities.formatDate(new Date(), "JST", "yyyy-MM-dd");
  // ファイル名を作成
  const fileName = "日次レポート_" + today;
  // ファイルの内容を作成（テンプレート）
  const content = "## 本日のレポート

日付: " + today + "

内容:

";
  // ファイルを作成
  const file = folder.createFile(fileName, content, MimeType.GOOGLE_DOCS);
  // ドキュメントを開く
  const doc = DocumentApp.openById(file.getId());
  // ドキュメントの本文を取得
  const body = doc.getBody();
  // 本文にテキストを追加
  body.appendParagraph("ここにレポート内容を記述します。");
}

カスタマイズ方法：YOUR_FOLDER_IDを実際のフォルダIDに置き換えてください。また、contentの内容を調整することで、レポートのテンプレートを自由にカスタマイズできます。

実装例2：月次請求書PDFの自動生成と保存

毎月月末に、請求書（PDF）を自動生成し、顧客ごとにフォルダを作成して保存するスクリプトです。この例では、Spreadsheetから顧客データを取得し、請求書を作成することを想定しています。

function createMonthlyInvoice() {
  // スプレッドシートIDとシート名を設定
  const spreadsheetId = "YOUR_SPREADSHEET_ID";
  const sheetName = "顧客データ";
  // スプレッドシートを開く
  const ss = SpreadsheetApp.openById(spreadsheetId);
  // シートを取得
  const sheet = ss.getSheetByName(sheetName);
  // 顧客データを取得（2行目から最終行まで）
  const data = sheet.getDataRange().getValues().slice(1);

  // フォルダIDを設定（請求書保存先）
  const baseFolderId = "YOUR_INVOICE_FOLDER_ID";
  const baseFolder = DriveApp.getFolderById(baseFolderId);

  data.forEach(row => {
    // 顧客名、請求金額などを取得
    const customerName = row[0];
    const invoiceAmount = row[1];
    // 顧客フォルダを作成（存在しない場合）
    let customerFolder;
    try {
      customerFolder = baseFolder.getFolder(customerName);
    } catch (e) {
      customerFolder = baseFolder.createFolder(customerName);
    }
    // 請求書の内容（HTML形式）
    const htmlContent = `
請求書
顧客名: ${customerName}
請求金額: ${invoiceAmount}円
`;
    // PDFに変換するためのオプション
    const pdfOptions = {
      "conversionProperties": {
        "orientation": "portrait",
        "size": "A4"
      }
    };
    // HTMLコンテンツをPDFに変換
    const pdfBlob = Utilities.newBlob(htmlContent, MimeType.HTML).getAs("application/pdf");

    // ファイル名を作成
    const fileName = `請求書_${customerName}_${Utilities.formatDate(new Date(), "JST", "yyyyMMdd")}.pdf`;
    // PDFファイルを作成
    customerFolder.createFile(pdfBlob.setName(fileName));
  });
}

カスタマイズ方法：YOUR_SPREADSHEET_ID、YOUR_INVOICE_FOLDER_IDを実際のIDに置き換えてください。スプレッドシートの構成に合わせて、row[0], row[1]などのインデックスを調整してください。また、htmlContentを調整することで、請求書のレイアウトを自由にカスタマイズできます。

よくある問題とトラブルシューティング

  • 権限エラー: スクリプトがGoogleドライブへのアクセス権を持っていない場合、エラーが発生します。スクリプトの実行時に権限を許可するか、Google Cloud PlatformでOAuth同意画面の設定を確認してください。

  • フォルダIDの間違い: DriveApp.getFolderByIdで指定したフォルダIDが存在しない場合、エラーが発生します。正しいフォルダIDを指定しているか確認してください。

  • ファイル名の重複: 同じフォルダ内に同じ名前のファイルを作成しようとすると、エラーが発生します。ファイル名に日付やタイムスタンプを含めるなど、ファイル名が重複しないように工夫してください。

カスタマイズ方法と応用例

  • メール送信との連携: MailApp.sendEmailを使って、生成したファイルをメールで自動送信できます。

  • Googleフォームとの連携: Googleフォームの回答をトリガーにして、回答内容に基づいたファイルを自動生成できます。

  • エラーハンドリング: try...catch構文を使って、エラー発生時の処理を記述することで、スクリプトの安定性を向上させることができます。

まとめ

GASのFolder.createFile関数と定期実行トリガーを組み合わせることで、ファイルの自動生成と整理を効率的に行うことができます。この記事で紹介したコード例を参考に、ぜひ業務効率化に役立ててください。