GAS Form.addTextItemで勤怠管理を効率化！残業申請フォーム自動化

勤怠管理は、企業にとって重要な業務の一つですが、従業員数が増えるほど、その管理は煩雑になりがちです。特に、残業申請などの個別申請は、承認フローが複雑で時間もかかり、業務効率を低下させる原因となります。そこで、Google Apps Script（GAS）のForm.addTextItemを活用することで、残業申請フォームを自動化し、勤怠管理を大幅に効率化することができます。

Form.addTextItemとは？

Form.addTextItemは、Googleフォームにテキスト入力項目を追加するためのGASの関数です。この関数を使うことで、フォームに自由記述形式の質問を追加できます。例えば、残業理由や作業内容などを入力してもらうのに適しています。

基本的な使い方

Form.addTextItem(question)

question：フォームに追加する質問のテキスト（文字列）

勤怠管理における実装方法

GASを使って、残業申請フォームを自動化する具体的な方法を見ていきましょう。ここでは、残業時間、残業理由、申請者の名前を入力できるフォームを作成します。

実装例1：残業申請フォームの作成

function createOvertimeForm() {
  // フォームを作成
  const form = FormApp.create('残業申請フォーム');

  // 質問項目を追加
  form.addTextItem('氏名').setRequired(true);
  form.addDateItem('日付').setRequired(true);
  form.addTextItem('残業時間（時間）').setRequired(true);
  form.addTextItem('残業理由').setRequired(true);

  // フォームのURLをログに出力
  Logger.log(form.getPublishedUrl());
}

このコードを実行すると、「残業申請フォーム」という名前のGoogleフォームが作成されます。フォームには、「氏名」「日付」「残業時間（時間）」「残業理由」の4つの質問項目があり、「氏名」「日付」は必須項目として設定されています。作成されたフォームのURLは、GASのエディタのログに出力されます。

実装例2：スプレッドシートへのデータ連携

作成したフォームに入力されたデータをスプレッドシートに自動で記録するスクリプトです。

function onFormSubmit(e) {
  // スプレッドシートを開く
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('残業申請');

  // フォームの回答を取得
  const responses = e.response.getItemResponses();
  const name = responses[0].getResponse();
  const date = responses[1].getResponse();
  const overtime = responses[2].getResponse();
  const reason = responses[3].getResponse();

  // スプレッドシートにデータを書き込む
  sheet.appendRow([name, date, overtime, reason, new Date()]);
}

このコードは、フォームが送信された際に自動的に実行されます。フォームの回答がスプレッドシートの「残業申請」というシートに追記されます。new Date()で申請日時も記録されます。

実装例3：承認フローの自動化

残業申請があった際に、上長にメールで通知し、承認・否認の判断を促すスクリプトです。

function sendApprovalRequest(e) {
  // フォームの回答を取得
  const responses = e.response.getItemResponses();
  const name = responses[0].getResponse();
  const date = responses[1].getResponse();
  const overtime = responses[2].getResponse();
  const reason = responses[3].getResponse();

  // 上長のメールアドレス
  const managerEmail = 'manager@example.com';

  // メールの件名と本文
  const subject = '残業申請のお知らせ';
  const body = `
  ${name}さんから残業申請がありました。
  日付：${date}
  残業時間：${overtime}時間
  理由：${reason}
  
  承認する場合は、[承認URL]をクリックしてください。
  否認する場合は、[否認URL]をクリックしてください。
  `;

  // メールを送信
  MailApp.sendEmail(managerEmail, subject, body);
}

このコードは、フォームが送信された際に、上長にメールを送信します。メールには、申請者の名前、残業時間、残業理由が含まれます。承認URLと否認URLは、別途実装する必要があります。（例：スプレッドシートに承認状況を記録し、承認・否認ボタンからGASを実行するなど）

よくある問題とトラブルシューティング

フォームが作成されない： GASの実行権限が付与されているか確認してください。

スプレッドシートへのデータ連携がうまくいかない： スプレッドシートのIDやシート名が正しいか確認してください。

メールが送信されない： 上長のメールアドレスが正しいか、GASのメール送信権限が付与されているか確認してください。

カスタマイズ方法と応用例

残業時間の上限設定： 残業時間が一定時間を超える場合、アラートを表示するように設定できます。

部署ごとの承認フロー： 部署ごとに異なる上長にメールを送信するように設定できます。

Slackへの通知： 残業申請があった際に、Slackに通知するように設定できます。

まとめ

GASのForm.addTextItemを活用することで、残業申請フォームを自動化し、勤怠管理を大幅に効率化できます。今回紹介したコード例を参考に、自社の業務に合わせたカスタマイズを行い、より効率的な勤怠管理システムを構築してください。

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