GAS×スプレッドシートで経費精算を自動化！SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet活用術

スプレッドシートを使った経費精算自動化：SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet徹底活用

経費精算は、企業規模に関わらず、時間と手間がかかる業務です。従業員は領収書を整理し、申請書を作成し、経理担当者はそれらをチェックして承認する必要があります。このプロセスを効率化するために、Google Apps Script（GAS）とスプレッドシートを活用した自動化が有効です。特にSpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()は、現在アクティブなスプレッドシートを取得するための基本的な関数であり、これを活用することで、様々な経費精算処理を自動化できます。

SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()とは

SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()は、GASでスプレッドシートを操作する際に、現在開いているスプレッドシートへの参照を取得するために使用します。この関数を使うことで、特定のIDを指定することなく、アクティブなスプレッドシートにアクセスし、データの読み書きや操作を行うことができます。

基本的な使い方

function getActiveSpreadsheet() {
  // アクティブなスプレッドシートを取得
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  // スプレッドシートの名前をログに出力
  console.log(ss.getName());
 }

経費精算自動化の実装例

ここでは、SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()を活用した、具体的な経費精算自動化の例をいくつか紹介します。

1. 経費申請フォームの自動作成

従業員が経費申請を行うためのフォームを自動で作成します。特定のテンプレートシートをコピーし、申請者の名前や日付を自動で入力します。

function createExpenseForm() {
  // アクティブなスプレッドシートを取得
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  // テンプレートシートを指定
  const templateSheet = ss.getSheetByName("テンプレート");
  // 新しいシート名を作成（例：日付＋申請者名）
  const newSheetName = Utilities.formatDate(new Date(), "JST", "yyyyMMdd") + "_経費申請";
  // テンプレートをコピーして新しいシートを作成
  templateSheet.copyTo(ss).setName(newSheetName);
  // 新しいシートを取得
  const newSheet = ss.getSheetByName(newSheetName);
  // 申請日を自動入力
  newSheet.getRange("B2").setValue(Utilities.formatDate(new Date(), "JST", "yyyy/MM/dd"));
  // 申請者名を自動入力（ここでは仮に固定）
  newSheet.getRange("B3").setValue("山田太郎");
 }

2. 領収書情報の自動読み取り（OCR連携）

Google Cloud Vision APIなどのOCR（光学文字認識）サービスと連携し、領収書の画像をスプレッドシートに自動入力します。

（※ OCR連携には、Google Cloud Platformの設定とAPIキーが必要です。ここではGASのコード例のみ示します。）

function readReceiptData() {
  // アクティブなスプレッドシートを取得
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  // 領収書データが記載されたシートを指定
  const receiptSheet = ss.getSheetByName("領収書データ");
  // OCRで読み取った領収書画像URLを取得（ここでは仮に固定）
  const imageUrl = "https://example.com/receipt.jpg";
  
  // TODO: Google Cloud Vision API連携処理（APIキー設定、リクエスト送信、レスポンス解析）
  // 上記処理でOCR結果（金額、日付、店名など）を取得
  
  // （仮のOCR結果）
  const amount = 1200;
  const date = "2024/01/15";
  const storeName = "Exampleストア";
  
  // スプレッドシートにOCR結果を書き込む
  receiptSheet.getRange("B2").setValue(date);
  receiptSheet.getRange("C2").setValue(storeName);
  receiptSheet.getRange("D2").setValue(amount);
 }

3. 経費科目の自動分類

領収書の内容から、経費科目を自動で分類します。例えば、特定のキーワードが含まれていれば「交通費」、別のキーワードが含まれていれば「会議費」といったルールを設定します。

function categorizeExpense() {
  // アクティブなスプレッドシートを取得
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  // 経費データが記載されたシートを指定
  const expenseSheet = ss.getSheetByName("経費データ");
  // 摘要欄の文字列を取得
  const description = expenseSheet.getRange("C2").getValue();
  // 経費科目を判定
  let category = "その他";
  if (description.includes("交通費")) {
    category = "交通費";
  } else if (description.includes("会議費")) {
    category = "会議費";
  }
  // 経費科目を書き込む
  expenseSheet.getRange("D2").setValue(category);
 }

4. 承認ワークフローの自動化

経費申請が提出された際に、自動で承認者にメールを送信し、承認結果をスプレッドシートに反映します。

function sendApprovalRequest() {
  // アクティブなスプレッドシートを取得
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  // 経費申請データが記載されたシートを指定
  const requestSheet = ss.getSheetByName("経費申請");
  // 申請者の名前、金額などを取得
  const applicantName = requestSheet.getRange("B3").getValue();
  const amount = requestSheet.getRange("F2").getValue();
  // 承認者のメールアドレス（ここでは仮に固定）
  const approverEmail = "approver@example.com";
  // メールの件名と本文を作成
  const subject = "【経費申請】" + applicantName + "さんの申請";
  const body = applicantName + "さんから経費申請が提出されました。
  金額: " + amount + "円
  スプレッドシートを確認して承認してください: " + ss.getUrl();
  // メールを送信
  MailApp.sendEmail(approverEmail, subject, body);
  // 承認状況を「申請中」に更新
  requestSheet.getRange("H2").setValue("申請中");
 }

経費精算自動化でよくある問題とトラブルシューティング

GASの実行権限エラー: スクリプトの初回実行時に権限の承認が必要です。

スプレッドシートIDの間違い: SpreadsheetApp.openById()を使用する場合、正しいスプレッドシートIDを指定してください。SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()を使用する場合は、アクティブなシートであることを確認してください。

OCR連携のAPI制限: Google Cloud Vision APIには無料枠がありますが、上限を超えると課金されます。

タイムゾーンの問題: GASのタイムゾーンはデフォルトでUTCです。日本時間（JST）で処理する場合は、Utilities.formatDate()などでタイムゾーンを指定してください。

カスタマイズ方法と応用例

経費科目の自動判定ルールの追加: より詳細なキーワードを設定することで、自動判定の精度を向上させることができます。

承認フローの柔軟な設定: 承認金額に応じて承認者を変更したり、複数承認者を設定したりすることができます。

会計システムとの連携: 経費データを会計システムに自動的に連携することで、経理業務全体を効率化できます。

チャットツールとの連携: 経費申請や承認状況をチャットツール（例：Slack, Google Chat）に通知することができます。

まとめ

SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()を活用することで、スプレッドシートを使った経費精算業務を大幅に自動化できます。この記事で紹介したコード例を参考に、自社の業務フローに合わせたカスタマイズを行い、経費精算業務の効率化を実現してください。

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