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GAS×File.getBlobで勤怠管理を効率化！出退勤記録を自動化する実践ガイド

GASで勤怠管理を効率化！File.getBlobで出退勤時刻を記録・集計

本記事では、Google Apps Script（GAS）のFile.getBlob関数を活用して、勤怠管理を効率化する方法を解説します。特に、出退勤時刻の記録・集計を自動化し、日々の業務における時間管理の負担を軽減することを目指します。

File.getBlob関数の基本

File.getBlob関数は、Google Driveに保存されているファイルのバイナリデータ（Blob）を取得するために使用されます。このBlobデータを利用することで、ファイルの内容を読み込んだり、他のサービスに送信したりすることが可能になります。

File.getBlobの構文

File.getBlob()

この関数は、Fileオブジェクトに対して使用されます。Fileオブジェクトは、DriveApp.getFileById(id)などで取得できます。

勤怠管理への応用：出退勤時刻の記録

ここでは、Googleフォームとスプレッドシートを連携させ、File.getBlob関数を使って出退勤時刻を記録するシステムを構築します。具体的には、従業員がGoogleフォームで出退勤を記録し、そのデータをスプレッドシートに保存。さらに、GASでフォームの回答データを解析し、出退勤時刻を自動的に記録します。

実装例1：Googleフォームとスプレッドシート連携

まず、Googleフォームを作成し、出勤・退勤の選択肢と従業員IDの入力欄を用意します。フォームの回答先をスプレッドシートに設定します。

// スプレッドシートIDとシート名を指定
const ssId = "YOUR_SPREADSHEET_ID";
const sheetName = "勤怠データ";

function onFormSubmit(e) {
  // スプレッドシートを開く
  const ss = SpreadsheetApp.openById(ssId);
  const sheet = ss.getSheetByName(sheetName);
  
  // フォームの回答を取得
  const responses = e.response.getItemResponses();
  const timestamp = e.response.getTimestamp();
  const employeeId = responses[0].getResponse(); // 従業員ID
  const attendanceType = responses[1].getResponse(); // 出勤・退勤
  
  // スプレッドシートに記録
  sheet.appendRow([timestamp, employeeId, attendanceType]);
}

実装例2：出退勤時刻の自動集計

次に、GASでスプレッドシートのデータを読み込み、従業員ごとの出退勤時刻を集計します。ここでは、File.getBlob関数は直接的には使用しませんが、スプレッドシートから取得したデータを処理する上で、GASの基本的な操作を理解しておくことが重要です。

function aggregateAttendanceData() {
  // スプレッドシートIDとシート名を指定
  const ssId = "YOUR_SPREADSHEET_ID";
  const sheetName = "勤怠データ";
  const aggregateSheetName = "集計結果";
  
  // スプレッドシートを開く
  const ss = SpreadsheetApp.openById(ssId);
  const sheet = ss.getSheetByName(sheetName);
  const aggregateSheet = ss.getSheetByName(aggregateSheetName);
  
  // 勤怠データを取得
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  
  // ヘッダー行をスキップ
  data.shift();
  
  // 集計結果を格納するオブジェクト
  const attendanceSummary = {};
  
  // 勤怠データを集計
  data.forEach(row => {
    const timestamp = row[0];
    const employeeId = row[1];
    const attendanceType = row[2];
    
    if (!attendanceSummary[employeeId]) {
      attendanceSummary[employeeId] = {
        "出勤": [],
        "退勤": []
      };
    }
    
    attendanceSummary[employeeId][attendanceType].push(timestamp);
  });
  
  // 集計結果をスプレッドシートに書き込む
  // (詳細は省略)
}

よくある問題とトラブルシューティング

  • フォームの回答がスプレッドシートに反映されない：フォームの設定を確認し、回答先が正しいスプレッドシートに設定されているか確認してください。

  • GASの実行エラー：コードに誤りがないか確認し、必要な権限が付与されているか確認してください。

  • 集計結果が正しくない：データの形式や集計ロジックに誤りがないか確認してください。

カスタマイズ方法と応用例

  • 休憩時間の管理：フォームに休憩開始・終了の選択肢を追加し、休憩時間を集計する機能を追加できます。

  • 残業時間の計算：就業時間に基づいて残業時間を自動的に計算する機能を追加できます。

  • Slack連携：出退勤時にSlackに通知を送信する機能を追加できます。

まとめ

GASとFile.getBlob関数（今回は直接的な利用はありませんでしたが、GASの応用例として）を活用することで、勤怠管理を大幅に効率化できます。この記事で紹介したコード例を参考に、自社のニーズに合わせた勤怠管理システムを構築してみてください。