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Gmailのスター付きメールを活用！GASで経費精算を自動化する財務効率化術

Gmailのスター付きメールを活用！GASで経費精算を自動化する財務効率化術

Gmailのスター付きメールをGAS（Google Apps Script）で処理し、経費精算を自動化する方法を解説します。本記事では、GmailMessage.isStarred関数を利用して、特定の条件を満たすメール（例えば、領収書メールなど）にスターを付け、そのスター付きメールをGASで自動的に処理することで、経費精算業務を効率化するテクニックを紹介します。

GmailMessage.isStarred関数の基本

GmailMessage.isStarred()は、Gmailのメッセージにスターが付いているかどうかを判定するGASの関数です。この関数を利用することで、特定の条件を満たすメールを抽出し、自動処理を行うことができます。

関数の概要

GmailMessage.isStarred()は、GmailMessageオブジェクトに対して使用します。戻り値はboolean型で、スターが付いている場合はtrue、付いていない場合はfalseを返します。

function checkStarredStatus(message) {
  const isStarred = message.isStarred();
  Logger.log(isStarred); // スターの有無をログに出力
  return isStarred;
}

経費精算自動化の実装方法

経費精算を自動化するために、以下のステップでGASを実装します。

  1. 特定の条件（件名、送信者など）に合致するメールを検索

  2. 合致するメールにスターを付ける

  3. スター付きメールを定期的にチェックし、経費情報を抽出

  4. 抽出した経費情報をスプレッドシートに自動入力

実装例1：領収書メールに自動でスターを付ける

特定のキーワード（例：領収書、請求書）を含むメールに自動的にスターを付けるGASのコード例です。

function autoStarReceipts() {
  const threads = GmailApp.search('subject:領収書 OR subject:請求書');
  for (const thread of threads) {
    const messages = thread.getMessages();
    for (const message of messages) {
      if (!message.isStarred()) {
        message.star();
        Logger.log('スターを付けました: ' + message.getSubject());
      }
    }
  }
}

実装例2：スター付きメールから経費情報を抽出してスプレッドシートに記録する

スター付きメールから必要な情報（日付、金額、摘要）を抽出し、スプレッドシートに自動で記録するコード例です。この例では、メールの本文から正規表現を使って金額を抽出しています。

function recordExpensesFromStarredEmails() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('経費記録');
  const threads = GmailApp.search('is:starred');

  for (const thread of threads) {
    const messages = thread.getMessages();
    for (const message of messages) {
      if (message.isStarred()) {
        const date = message.getDate();
        const body = message.getPlainBody();
        const amountRegex = /金額:.*?([0-9,]+)円/;
        const amountMatch = body.match(amountRegex);
        const amount = amountMatch ? amountMatch[1].replace(/,/g, '') : '金額不明';
        const subject = message.getSubject();

        // スプレッドシートに記録
        sheet.appendRow([date, subject, amount]);

        // スターを外す (処理済みにする)
        message.unstar();
      }
    }
  }
}

実装例3：特定の送信者からのメールを対象にする

特定の送信者（例：クレジットカード会社）からのメールに限定して処理を行う例です。

function processCreditCardStatements() {
  const sender = 'creditcard@example.com'; // クレジットカード会社のメールアドレス
  const threads = GmailApp.search('from:' + sender + ' is:starred');

  for (const thread of threads) {
    const messages = thread.getMessages();
    for (const message of messages) {
      if (message.isStarred() && message.getFrom() === sender) {
        // 処理内容（例：金額を抽出してスプレッドシートに記録）
        Logger.log('処理対象メール: ' + message.getSubject());
        message.unstar(); // 処理済みにする
      }
    }
  }
}

よくある問題とトラブルシューティング

  • スターが付かない： 検索条件が正しいか確認してください。また、GASの実行権限が付与されているか確認してください。

  • 情報が正しく抽出されない： 正規表現がメールのフォーマットと一致しているか確認してください。

  • スプレッドシートへの書き込みエラー： スプレッドシートIDとシート名が正しいか確認してください。また、GASにスプレッドシートへの書き込み権限が付与されているか確認してください。

カスタマイズ方法と応用例

  • 定期実行： GASのトリガーを設定し、定期的にスクリプトを実行することで、完全自動化を実現できます。

  • エラー通知： エラーが発生した場合に、メールで通知するように設定できます。

  • 他のサービスとの連携： Google DriveやSlackなどの他のサービスと連携することで、さらに高度な自動化が可能です。

まとめ

Gmailのスター付きメールとGASを組み合わせることで、経費精算業務を大幅に効率化できます。ぜひ本記事で紹介したコード例を参考に、自社の業務に合わせたカスタマイズを試してみてください。

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